Документы и их классификация шпора
Ваш персональный гид в мире документов
Страницы
- ГЛАВНАЯ
- ВОПРОС/ОТВЕТ
- СЛОВАРИК
- ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ
- НОРМАТИВКА
- ТЕСТ
- КАРТА САЙТА
- О СЕБЕ
19 марта, 2014
Все документы подразделяются на следующие группы :
по способу документирования;
по сфере использования;
по характеру содержания;
по месту составления;
по грифу ограничения доступа (степени гласности);
по юридической силе;
по форме изложения (степени унификации);
по срокам исполнения;
по срокам хранения;
по степени обязательности.
Виды документов внутри каждой группы:
По способу документирования различают документы:
кино- и фотодокументы.
По сфере использования различают:
документы по труду;
По содержанию различают простые (документы, посвященные одному вопросу) и сложные документы.
По характеру содержания :
первичные (содержащие исходную информацию);
вторичные (обобщающие исходную информацию первичных документов).
По месту составления :
внутренние (разработанные и используемые внутри организации);
входящие (поступившие в организацию);
исходящие (отправляемые из организации).
По грифу ограничения доступа (степени гласности):
открытые (несекретные документы);
с грифом ограничения доступа.
Документы могут иметь следующие грифы (по возрастанию секретности):
По происхождению различают:
официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации);
личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).
По юридической силе :
оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);
копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);
отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);
заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);
выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать);
дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) — выдаются при утере или уничтожении подлинника.
По форме изложения (степени унификации):
индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме);
трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);
типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления — например, типовой технологический процесс);
примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);
унифицированные (входящие в унифицированную систему документации).
По срокам исполнения различают:
срочные (с указанным сроком исполнения документа);
По срокам хранения различают документы:
временного хранения (до 10 лет);
долговременного хранения (свыше 10 лет);
По степени обязательности :
информационные (содержащие сведения и факты);
директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).
Документы в организации чаще всего разделяются на три группы :
организационные документы — устав предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;
распорядительные документы — указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;
Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать.
Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:
- по назначению;
- по содержанию хозяйственных операций;
- по порядку составления;
- по способу отражения;
- по числу учитываемых операций;
- по месту составления;
- по способу заполнения;
- по основанию носителя.
По назначению:
- распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются. Например, приказы, платежное поручение банку на перечисление налогов и т.д.
- исполнительные (оправдательные) документыподтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций. Например, счета, подтверждающие произведенные расходы, акты приемки-передачи основных средств и т.д.
- документы бухгалтерского оформлениясоставляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, разные виды справок и расчетов, составленных бухгалтерией, и т.д.
- комбинированные документыодновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи; приходно-кассовый ордер.
По содержанию хозяйственных операций:
- материальные документыотражают движение товарно-материальных ценностей.
- расчетные документыпо оформлению расчетных взаимоотношений с партнерами по возникшим обстоятельствам.
- денежные документыпо оформлению операций с наличными и безналичными денежными средствами.
По порядку составления:
- первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и т.д.
- сводные документыоформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами, а также описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета.
По способу отражения:
- разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или несколько одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т.д.
- накопительные документы составляются в течение определенного периода для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.
По числу учитываемых операций:
- односторонние документысодержат одну учетную позицию.
- многосторонниесодержат две и более учетных позиций.
По месту составления:
- внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т.д.
- внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.
По способу заполнения:
- документы, составленные ручным путем, заполняются вручную.
- документы, выполняемые с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.
По основанию носителя:бумажный и машинный.
Нормативное регулирование бухгалтерского учета:
2 уровень.Система национальных бухгалтерских стандартов – положений по бухгалтерскому учету (24 стандарта).
3 уровень.Методические указания с учетом отраслевой специфики + план счетов бухгалтерского учета.
4 уровень.Внутренние рабочие документы предприятия (распорядительные документы).
Учетная политика предприятия –приказ, распоряжения руководителя, разрабатывается для целей бухгалтерского учета, налогового учета.
Документальное подтверждение бухгалтерских операций это один из главных этапов учетных работ. Сведения о фактах совершения операции, либо о получении разрешения на ее совершение может быть отражено на различных носителях, однако ни одна хозяйственная операция не должна быть зафиксирована в бухгалтерском учете без оформления ее соответствующим документом.
Бухгалтерский документ – это оформленное в письменном виде подтверждение самого факта совершения хозяйственной операции, либо доказательство о получении разрешения на осуществление данной операции.
Бухгалтерские документы, используемые в учете, различны по своей природе, при этом каждый документ включает в себя ряд показателей. Подобные показатели, содержащие в себе сведения о хозяйственной операции, называются реквизитами. Все реквизиты классифицируются как:
- постоянные и переменные;
- обязательные и дополнительные.
Постоянные и переменные реквизиты отличаются друг от друга тем, что постоянные реквизиты применяются в одной организации длительный период времени (название организации, ее юридический адрес, реквизиты банка и т.д.). Переменные реквизиты определяются сущностью хозяйственной операции (кол-во поступивших материалов в накладной, наименование отпущенной в производство продукции и т.д.).
Обязательные реквизиты должны содержаться в каждом бухгалтерском документе (название документа – ПКО, РКО, накладная; содержание операции; подписи; дата, номер документа; наименование предприятия и т.д.). Состав обязательных реквизитов утвержден в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.
Руководящий состав организации утверждает приказом перечень лиц, наделенных правом подписи первичных документов. Денежные, а также расчетные документы подлежат обязательному подписанию директором и главным бухгалтером.
Дополнительные реквизиты зависят от содержания хозяйственной операции и назначения документа (номер телефона, основание для совершения операции, ФИО исполнителя, отметка о получении и т.д.).
Системное расположение реквизитов в бухгалтерском документе является структурой документа. Структура может иметь следующие формы: анкетная, табличная, комбинированная.
Бухгалтерский документ с анкетной структурой характеризуется расположением реквизитов как в стандартной анкете (вопрос и ответ). Реквизиты в документах с табличной структурой заполняются в виде таблицы. Комбинированная структура в бухгалтерских документах определяется расположением ряда реквизитов как в анкете, а ряд по табличной структуре.
Госкомстат России по согласованию с заинтересованными органами исполнительной власти (Министерство экономики РФ, Министерство финансов РФ и др.) утверждают унифицированные формы бухгалтерских документов. Документы, по которым утверждены унифицированные формы обязаны оформляться в соответствии с ними. Данные формы имеют определенные требования к оформлению бухгалтерского документа, а также каждый документ имеет свое кодовое обозначение (общесоюзный классификатор управленческой документации (ОКУД)). Документы, не имеющие унифицированной формы, обязаны быть утверждены в учетной политике организации.
Виды документов, используемых в бухгалтерском учете.
Документы бухгалтерского учета классифицируются по ряду признаков.
Схема классификации бухгалтерских документов.
- распорядительные (организационно-распорядительные) документы – это документы, отражающие в себе поручение, разрешение на совершение хозяйственной операции. Данные документы являются основанием для совершения операции, но не подтверждают факт ее осуществление, в связи с чем не отражаются в бухгалтерских регистрах. (приказ об оформлении на работу, доверенность, приказ о предоставлении отпуска и т.д.).
- оправдательные (исполнительные) документы – оформляются по факту совершения хозяйственной операции и являются первичным источником для составления бухгалтерских записей в учетных регистрах (ПКО, накладные, акты выполненных работ и т. д.).
- документы бухгалтерского оформления – данные документы оформляются бухгалтером и играют вспомогательную роль в бухгалтерии (распределение ОПР и ОХР и др.). Они также могут составляться на те хозяйственные операции, на которые нет других подтверждающих документов, так, например, справка о сторнировании бухгалтерской записи.
- комбинированные документы – само название данных документов говорит за себя. Они содержат как характерные отличия распорядительных документов, так и оправдательных (лимитно–заборная карта, РКО и т.д.). Так лимитно-заборная карта включает в себя разрешение на отпуск материалов, а после этого и подтверждение того, что материалы выписаны в производство.
- первичные документы –данные документы оформляются в момент происхождения операции и подтверждают факт ее совершения (кассовые чеки, РКО, ПКО, акт выполненных работ и т.д.).
- сводные документы – систематизируют информацию первичных документов, обобщают ее, подводят итоги за определенный период (РПВ, кассовая книга и т.д.).
- разовые документы– отражают в себе информацию о совершении одной хозяйственной операции (ПКО, РКО и т.д.).
- накопительные документы – это документы, состоящие из перечня однородных операций за конкретный период времени (журнал учета ПКО, РКО).
- внутренние документы – используются и оформляются во внутреннем документообороте организации (рабочие наряды, накладные).
- внешние документы – поступающие в организацию со стороны от физических и юридических лиц (платежные поручения).
- анкетные документы – структура документа характерна для типичной анкеты.
- табличные документы – расположение реквизитов представлено в форме таблицы.
- комбинированные документы – включают в себя элементы анкетной и табличной структуры.
Требования, предъявляемые к оформлению и содержанию информации в бухгалтерских документах.
Записи в бухгалтерских документах должны быть понятны для чтения и разборчивы, делаются данные записи с использованием компьютерной техники, шариковых ручек, чернил и пишущих машин, если где-то они еще остались. Применять стирающиеся ручки или простой карандаш категорически запрещено, также необходимо прочеркнуть пустые строки, во избежание возможности вносить дополнительные записи.
Первичные бухгалтерские документы оформляются непосредственно в момент совершения хозяйственной операции, либо после ее совершения.
Также в документе должны быть проставлены подписи лиц уполномоченных на подписание данного документа и лица несущего ответственность за его составление. Первичный документ составляется в нескольких экземплярах для всех участников хозяйственной операции.
Не допускается при оформлении первичных документов: использование корректирующих жидкостей, подчисток, помарок и иных исправлений, кроме оговорённых.
Оговоренные исправления должны быть в обязательном порядке согласованы со всеми участниками хозяйственной операции и подтверждены подписями с проставлением даты внесения изменений. Однако есть и такие документы в которых исправления не допускаются, так, например, банковские и кассовые документы.
Документооборот на предприятии и его основы.
Документооборот – это система движения документов на предприятии с момента их создания (оформления), либо получения со стороны от физических и юридических лиц, до момента передачи в архив.
Система документооборота на предприятии осуществляется в соответствии с графиком. По каждому документу документооборот может оформляться в виде инструкций, схем, таблиц.
График документооборота определяет порядок формирования первичных документов, оформления и передачи их для осуществления определенных записей в бухгалтерском учете. Ответственность за соблюдение сроков и оформление несут лица составившие и подписавшие его.
Документооборот по отдельным видам документов устанавливается федеральными органами исполнительной власти РФ (например, по денежным).
Изъяты из архива документы могут быть только налоговой инспекцией и налоговой полицией, органами дознания, органами прокуратуры и предварительного следствия, судами на основании и в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Общие принципы классификации документов
Принципов классификации документов в делопроизводстве существует множество: по времени создания, по способу изготовления, по месту издания и даже по уровню секретности. Однако наиболее востребованными в практической работе в организациях все же являются два способа — по сфере использования документа и по его содержанию.
По сфере использования все документы можно разделить на несколько подгрупп:
- организационно-правовые, к которым относятся договора, уставы, положения, должностные инструкции, штатное расписание;
- распорядительные — приказы, постановления, распоряжения, решения;
- учетно-расчетные (бухгалтерские) — счета-фактуры, накладные, платежные поручения, акты, приходные ордера;
- информационно-справочные — служебные записки, справки, письма, протоколы, докладные, объяснительные;
- нормативные — нормы, своды правил, стандарты, руководящие документы, регламенты и пр.
- коммерческие контракты или договоры.
Классификация документов по содержанию, или семантическая классификация, — это тот случай, когда для понимания того, к какой группе относится документ, необходимо сначала его прочитать. Например, чтобы понять, что у вас в руках именно договор, а не приложение к нему, необходимо изучить хотя бы первый абзац.
При этом каждый документ может быть одновременно классифицирован и по типу, и по содержанию. Сотрудникам, ответственным за обработку, необходимо определить тип документа, перевести бумажный документ в электронный, ввести его в систему, а при необходимости направить в соответствующее подразделение. Ручная обработка документов нередко приводит к появлению ошибок ввода, искажению данных, что абсолютно недопустимо, если компания хочет занимать достойное место на рынке.
То же самое происходит и с клиентскими запросами или электронными письмами. Отправив запрос, человек ожидает, что на него придет ответ, причем достаточно быстро. По утверждению Джея Баэра, консультанта по маркетингу из США, почти 30% клиентов ожидают ответа на свои запросы в течение получаса, а более половины уверены, что компания обязана отвечать и в выходные дни и даже в ночное время. Несвоевременные ответы на запросы заметно снижают уровень доверия к компании.
На заметку
По данным Accenture, 83% клиентов готовы уйти к конкурентам в том случае, если их не устроит уровень сервиса [1] .
Что же можно сделать, чтобы упростить процесс классификации и повысить качество обработки документов? Ответ на этот вопрос кроется в решениях ABBYY.
Оптимизировать основные бизнес-процессы в самых разных отраслях бизнеса и в самых разных подразделениях компаний — задача решений ABBYY. Они подойдут для усовершенствования работы делопроизводителей, секретарей, бухгалтеров, специалистов службы поддержки или работы с клиентами в банковской сфере, энергетике, нефтегазовой отрасли.
Технология оптического распознавания текстов ABBYY OCR дает возможность идеально точно конвертировать бумажные документы или их сканы, фотографии и PDF-документы любого типа в редактируемые форматы, такие как Microsoft® Word, Excel® и PowerPoint®, OpenOffice™, Writer и другие.
ABBYY Compreno — уникальная технология для анализа и понимания текстов на естественных языках. В отличие от классических систем, базирующихся на статистике и жестких правилах, она способна производить полный семантико-синтаксический анализ текста, анализируя события и связи. Благодаря такому глубокому анализу существенно увеличивается полнота и качество значимой для компании информации. С помощью ABBYY Compreno можно проводить классификацию документов по содержанию, поиск документов, похожих по смыслу, их аннотирование и реферирование.
С помощью интеллектуальных решений ABBYY вполне возможно круглосуточно отвечать на вопросы, прибегая к помощи службы поддержки только в экстренных случаях. При получении текстового запроса по любому из каналов, технология анализирует обращение, понимает его смысл и формирует автоматический ответ, основываясь на собранных ранее электронных письмах, платежах и звонках клиентов. Такой разносторонний анализ дает возможность реагировать на запросы практически моментально и даже давать персонифицированные ответы.
- ABBYY FlexiCapture Engine встраивается в платформу клиента и используется для классификации любых документов с помощью оптического распознавания символов, меток, интеллектуальной обработки печатных документов. Отсканированные документы поступают единым потоком, а система автоматически анализирует и классифицирует их, к какому бы типу они не принадлежали — счета-фактуры, контракты, статьи, письма, клиентские запросы и т. д. ABBYY FlexiCapture Engine позволяет классифицировать структурированные документы, поля которых совпадают на просвет — исследования, бланки, опросники. Для этого используются определенные и созданные заранее шаблоны для всех типов документов. С помощью шаблонов в документах распознаются стандартные поля, метки и штрих-коды. Кроме того, решение классифицирует и неструктурированные документы, такие как платежные поручения, акты выполненных работ, счета-фактуры. Для их обработки применяются гибкие описания, на основе которых система извлекает даты, числа, строки текста, таблицы и т. д. При помощи всего лишь одного гибкого описания программа способна найти все необходимые поля на счетах разного формата, поступивших от разных клиентов. ABBYY FlexiCapture Engine успешно классифицирует документы, заполненные как на компьютере, так и от руки. Решение будет особенно полезно финансовым организациям, поскольку дает возможность быстро классифицировать документы разных типов и вводить их в информационную систему.
- ABBYY FlexiCapture. Решение используется для обработки информации из любых типов документов. Ни формат, ни размер, ни источник происхождения в данном случае роли не играют. ABBYY FlexiCapture способно классифицировать все входящие документы как по содержанию, так и по внешнему виду. Решение комбинирует два вида интеллектуальной классификации:
- классификацию по изображению, основанную на машинном обучении и сортирующую документы по внешнему виду или расположению элементов в них;
- классификацию по содержанию документа.
Применение ABBYY FlexiCapture будет очень эффективным во всех компаниях, где есть документооборот, но особенно оно подойдет для крупных организаций, где на классификацию документов и клиентских запросов расходуется много времени.
Эти три продукта, в сущности, решают одну задачу — классифицируют документы, но в зависимости от персональных потребностей заказчик сам выбирает, что оптимально подходит именно ему.
В организациях совершаются самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления применяются и различные по форме и содержанию документы. Чтобы лучше уяснить их назначение и порядок заполнения, а также обеспечить правильное их применение, необходима классификация документов по однородным признакам.
Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам: назначению, порядку отражения операций, способу охвата хозяйственных операций, количеству учетных записей, месту составления, по степени использования средств механизации (автоматизации).
По назначению документы делят на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.
Распорядительные документы содержат распоряжение, задание руководителя организации или других лиц о совершении определенных хозяйственных операций. Распорядительные документы служат, например, основанием для приема и выдачи денег и материальных ценностей. Так, получить деньги с расчетного счета в банке можно только при наличии письменного распоряжения руководителя организации и главного бухгалтера.
К распорядительным документам относятся доверенность на получение товарно-материальных ценностей, чек на получение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке безналичных расчетов, наряд на сдельную работу и т. п.
Оправдательными (исполнительными) документами оформляют уже произведенные операции, т. е. они подтверждают факт совершения операции, поэтому служат бухгалтерии основанием для отражения в учете совершенных операций. Для материально ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании товарно-материальных ценностей и денежных средств.
К таким документам относятся приемные акты, квитанции, накладные, платежные требования, ведомости и др.
Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдательных документов подготовить дальнейшие учетные записи, облегчить и ускорить их.
К ним относятся накопительные ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления амортизации, расчет торговых скидок (накидок) в торговле, другие справки и расчеты, составляемые бухгалтерией.
Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются и распоряжением на совершение конкретной хозяйственной операции, и ими оформляют уже совершенную операцию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах.
Например, расходный кассовый ордер, являясь распоряжением кассиру на выдачу денег из кассы, служит распорядительным документом. После того как деньги будут выданы с наличием подписи лица, их получившего, этот документ уже будет оправдательным, подтверждающим факт выдачи денег из кассы. После указания бухгалтером на этом расходном кассовом ордере корреспондирующих счетов он уже становится документом бухгалтерского оформления.
К комбинированным документам относятся авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер и др.
Применение комбинированных документов широко распространено в практике бухгалтерского учета, так как это уменьшает количество учетных записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов, делает их более обозримыми, сокращает затраты труда и расходы на бумагу.
По объему отражения операций документы бывают первичными и сводными.
В первичных документах непосредственно оформляются хозяйственные операции, они являются первым свидетельством об их осуществлении. Это чек на получение денег из банка, требование на отпуск материалов со склада, акт о ликвидации основных средств, платежное требование и др.
Сводные документы отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах. Заполняются они на основании ранее составленных первичных документов путем обобщения их данных.
К сводным документам относятся авансовый отчет, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, товарный отчет, кассовый отчет материально ответственных лиц, реестры платежных требований и др. Сводные документы, так же как и комбинированные, имеют большое значение для сокращения учетных записей. Например, вместо записей по каждому документу делается общая запись по итогу сводной ведомости или товарному отчету (на общую сумму поступления или расхода товаров).
Сводный документ, представляя собой сводку первичных документов, обобщает и укрупняет их показатели и тем самым дает возможность уменьшить количество учетных записей на счетах.
По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.
Разовые документы оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно. После составления на их основании делаются бухгалтерские записи. К таким документам относятся требования, накладные, платежные требования, чеки, кассовые ордера, акты и др.
Накопительные документы составляют постепенно на протяжении определенного периода (дня, декады, месяца) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций. Накопительные документы окончательно оформляются по истечении установленного периода, после чего их передают в бухгалтерию для записей.
К таким документам относится лимитно-заборная карта. На ее основании отпускаются материалы со склада в производство. Она выписывается на каждый номенклатурный номер (вид) потребляемых материалов и содержит данные о лимите отпуска этих материалов в производство. Сравнивая данные фактического отпуска материалов с установленным лимитом, постоянно контролируют потребление материалов в производство.
Применение накопительных документов значительно уменьшает количество выписываемых документов и упрощает технику бухгалтерского учета. Так, вместо записей по бухгалтерским счетам каждого отдельного отпуска материалов со склада в конце месяца на сумму итогов лимитно-заборной карты делается одна запись.
Такие накопительные записи по счетам раз в месяц на основе общих итогов однородных документов находят все большее распространение в бухгалтерской практике.
По количеству учетных записей документы делятся на однострочные и многострочные.
Однострочный документ отражает, например, операцию прихода или расхода одного вида материалов.
Многострочный документ содержит несколько позиций, например видов материальных ценностей. Такими документами оформляют операции по труду и заработной плате, например наряд на отдельную работу, который может быть и однострочным, и многострочным. Многострочные документы сокращают количество записей при составлении документов, уменьшают потребность в бумаге для изготовления счетных бланков. Эти документы более рациональны и при обработке с помощью ПЭВМ. Все общие реквизиты записываются в документе, а затем обрабатываются один раз.
Документы можно классифицировать и по другим признакам, например по месту составления и степени использования средств механизации (автоматизации).
По месту составления различаются документы внутренние и внешние.
Внутренние документы составляются в данной организации. К ним относится основная масса документов организации, например, кассовые ордера, накладные, акты, авансовые отчеты, ведомости, требования и др.
Внешние документы составляются в других организациях и поступают в данную организацию, например счета-фактуры, платежные требования, выписки банка с расчетного счета, платежные поручения и др.
По степени использования средств механизации (автоматизации) документы делятся на заполняемые ручным способом, частично заполняемые на ПЭВМ, полностью заполняемые на ПЭВМ. В настоящее время в некоторых организациях еще значительное количество документов заполняется вручную.
В бухгалтерском учете каждый документ имеет свое назначение, поэтому относится одновременно к различным классификационным группам. Например, счет-фактура (накладная) поставщика на закупленные у него материалы является оправдательным и в то же время первичным, разовым и внешним документом.
Приходный кассовый ордер — комбинированный, первичный, разовый, однострочный и внутренний документ.
Таким образом, с точки зрения различных признаков классификации каждый документ относится к соответствующей группе.
Классификация документов по признакам дает возможность правильно понять их содержание и назначение в хозяйственной деятельности организации.
Читайте также: