Инвентаризация имущества и обязательства шпора
Опись собственности компании требует от руководителя огромного количества времени, рабочей силы, а также денежных средств. Проводиться такая процедура должна минимум раз в год. Программа для инвентаризации муниципального имущества организации и финансовых обязательств позволяет упростить процесс пересчета, сделать его не только более быстрым, но и менее муторным.
Зачем нужна опись материально-технических ценностей
Главным образом ее проводят для того, чтобы убедиться в реальности ситуации, представленной в бухгалтерской документации. Это позволяет избежать появления внезапных проблем с контролирующими службами. Дополнительными задачами можно назвать:
Проверку качества, особенно если дело касается оптовых или розничных продаж. Товары должны быть правильно упакованы, иметь привлекательный внешний вид, соответствовать установленным требованиям реализации.
Возможность обнаружить недостачу и выявить ее причину.
Отслеживание всех активов фирмы с момента поступления в распоряжение и при каждом дальнейшем перемещении.
Задачи в каждой конкретной организации могут быть разными. Это связано с ее основной деятельностью и во многом от нее же зависит частота проведения таких проверок.
Решения для бизнеса
Виды инвентаризации имущества и обязательств организации
Классификация процедуры определяется разными основаниями. Рассмотрим самые популярные из них:
- Полная – предполагает методическую проверку абсолютно всех активов и обязательств компании. Чаще всего проводится в период годовой отчетности.
- Частичная – касается определенных материально-технических средств. Может быть связана с выявленной недостачей или другими проблемами.
- Плановая – проводится в заранее установленный срок, указанный во внутреннем приказе предприятия.
- Внеплановая – назначается внезапно, а потому подготовиться к ней заранее невозможно.
- Натуральная – производит подсчет реально существующих объектов собственности непосредственно в месте их хранения или использования.
- Документальная – сверяются данные с имеющимися документами.
Регулярно проводимые мероприятия по учету ценностей относятся к полным плановым проверкам. Именно они отличаются особой масштабностью и сложностью реализации.
Цели инвентаризации имущества
Кроме уже указанных выше задач, которые позволяет решить данная процедура, существуют и другие причины ее проведения. Вот главные из них:
- Подготовка бухгалтерского отчета для контролирующих служб, в том числе налоговой.
- Необходимость сдать собственность в аренду или продать.
- При обнаружении фактов краж, намеренной или случайной порчи.
- Реорганизационные мероприятия в компании.
- Чрезвычайные происшествия или стихийные бедствия, которые привели к потере значительной части материально-технических средств.
- Назначение нового ответственного лица.
Указание о том, в каком виде будет проводиться опись и каких именно ценностей она коснется, дает руководитель фирмы или лицо, исполняющее обязанности директора.
Правила реализации процедуры
Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации фактически определяется нормативными документами и установленными требованиями. Поэтому до начала мероприятия, во время его реализации и даже после окончания должны быть выполнены конкретные шаги. Выделим 5 основных этапов:
- Формирование группы из числа сотрудников фирмы, которые будут отвечать за процесс.
- Подготовка и сбор необходимой документации.
- Непосредственно опись имеющейся собственности.
- Сверка полученных данных и бухгалтерских отчетов.
- Ознакомление руководства с результатами.
Решение о том, на что повлияет процедура, будут ли приняты какие-то меры, принимаются только после прохождения всех шагов, даже если недостача становится очевидна гораздо раньше. Рассмотрим все этапы проведения инвентаризации имущества более подробно.
В первую очередь должен быть подготовлен внутренний документ компании, в котором указываются где, когда и в отношении каких материально-технических средств проводится проверка. Он может быть подготовлен в форме письменного распоряжения, постановления или другого нормативно-правового акта.
Частные предприятия обычно обходятся простым приказом, тогда как государственные – руководствуются иными бумагами. Кроме уже указанных выше сведений, сюда включается информация о лицах, ответственных за мероприятие.
Состав группы служащих, на которых возлагается обязанность по инвентаризации имущества предприятия, всегда однороден, поскольку регулируется установленными государством нормами и требованиями. В нее включаются:
- Представители администрации, к примеру, заместитель директора.
- Главный бухгалтер или человек, исполняющий его обязанности.
- Руководители структурных подразделений, в которых будет проводиться опись.
- Специалисты, работающие в организации. Они должны обладать достаточной квалификацией, чтобы подтвердить качество той или иной собственности, определить разницу между двумя схожими типами товаров.
- Независимые эксперты или приглашенные аудиторы.
Каждый член комиссии прописывается в приказе еще до начала процедуры. Выполнять ревизию в отсутствии хоть одного из них недопустимо, а замена возможна только с оформлением новой документации.
Лица, официально несущие ответственность за сохранность материально-технических средств, не допускаются до участия. Это исключает возможность подтасовки результатов, утаивания важной информации.
Поскольку инвентаризация имущества проводится учреждением в соответствии с имеющимися документами, еще на подготовительном этапе должны быть подготовлены приходно-расходные акты, предыдущие отчеты и прочие бумаги, позволяющие в полной мере представить картину имеющейся собственности, денежных средств, обязательств. Их передают членам комиссии для ознакомления.
После получения перечисленных выше бумаг с ответственных лиц берется расписка о том, что необходимая документация предоставлена своевременно и в полном объеме. Это позволяет определить наличие всей собственности, в отношении которой проводится проверка.
Таким образом, группа ответственных сотрудников определяет список активов, которые должны быть проверены, поскольку в отношении них был издан приказ о ревизии, а документы подтвердили, что вещи исправны, находятся в конкретном месте или используются по назначению.
Решения для бизнеса
Процедура реализуется только в присутствии всех причастных к ней людей. Если кто-то из них не может присутствовать на проверке, она переносится на другое время. Это обусловлено тем, что каждый из членов комиссии обладает уникальными знаниями и навыками, без которых невозможно составить правильный отчет.
- компании с большим количеством кабинетов и филиалов
- инжиниринговые организации
- учебные заведения
- крупные холдинги
- больницы и клиники
- банки
Эти продукты позволяют учитывать как уникальные объекты собственности, так и большое число однотипных. Современные технологии делают процесс максимально простым и быстрым, что сокращает время ревизии. Это позволяет оперативно получить итоговый отчет и предпринять необходимые меры при обнаружении проблем.
Фиксация данных, полученных в ходе описи, проводится в соответствии с установленными нормами и требованиями, как и все прочие этапы работы. Унифицированные образцы актов инвентаризации имущества могут касаться разных групп собственности:
- Основных средств.
- Товарно-материальных ценностей, в том числе принятых на ответственное хранение.
- Активов, еще находящихся в пути к месту использования.
- Денежных средств.
Некоторые компании предпочитают разрабатывать свои нормативные акты, но большинство пользуются теми, что подготовил Госкомстат, поскольку в них указываются все требующиеся реквизиты.
После того как получены окончательные результаты проверки, они приводятся в документальный вид для дальнейшего использования. Формируются бумаги, в которых указываются выявленные расхождения между тем имуществом, которое реально было зафиксировано в ходе ревизии, и активами, о которых говорилось в бухгалтерских отчетах.
Результат сравнения может быть как положительным, когда обнаружен излишек, так и отрицательным – недостача. В ведомости определяется не только наименование и количество материально-технических средств, но и их цена. Руководитель, ознакомившись с полученными сведениями, принимает решение о том, каким образом список должен быть приведен в соответствии с официальными данными.
Если никаких проблем не обнаружено, составляется простой итоговый отчет, который позднее используется бухгалтерами при оформлении акта по итогам годовой деятельности. На этом этапе проверка завершается до нового приказа или постановления.
Какие формы документов используются при описи
Для проведения процедуры предусмотрено несколько унифицированных нормативных актов. Они идентифицируются разными наименованиями и номерами:
- ИНВ-1 – используется при ревизии основных материально-технических средств компании. Составляется в двух экземплярах на каждое место складирования собственности. Готовится отдельно для разных видов имущества: производственного и непроизводственного, собственного и взятого в аренду.
- ИНВ-3 – хранит информацию о материальных ценностях, запасах, ресурсах, которыми располагает конкретный объект.
- ИНВ-5 – во многом схожа с предыдущим нормативным актом, но оформляется для имущества, взятого на ответственное хранение.
- ИНВ-6 – заполняется в отношении собственности, которая уже была закуплена, но еще находится на стадии перевозки к месту складирования или использования.
- ИНВ-11 – здесь фиксируются данные о финансах, которые будут затрачены в течение следующих нескольких лет или месяцев.
- ИНВ-15 – прописывается при учете наличных денежных средств.
Все перечисленные выше бланки заполняются комиссией в ходе описи.
Собственная или независимая инвентаризация: что лучше
Плюсы и минусы есть у обоих вариантов. Если говорить об организации процедуры собственными силами фирмы, необходимо учесть, что важные специалисты, которые займут место в комиссии, вынуждены будут тратить свое рабочее время именно на это мероприятие, оставив прочие обязанности. Если предполагается, что процесс будет длительным, гораздо проще позаботиться о привлечении группы проверяющих со стороны.
Заинтересованные лица гарантированно проведут объективную оценку, не утаив каких-либо проблем, фактов хищения и так далее. Однако мнение некоторых компаний гласит, что посторонние лица не смогут разобраться в тонкостях оцениваемого имущества, например, на строительном производстве.
Оптимально было бы совместить оба варианта, пригласив как своих сотрудников, вызывающих полное доверие, так и аудиторов из других фирм. Упростить их работу поможет автоматизация описи с использованием современных технических средств.
Что делать, если выявлены ошибки при проведении ревизии
Исправление некорректных данных возможно, но только после установления факта совершения нарушений в соответствии с законодательством. Сведения передаются председателю служебной комиссии и на время склад с ценностями закрывается.
После того как недочеты были подтверждены, их корректируют непосредственно в заполненной ранее документации. В подтверждение, что новым сведениям можно доверять, все члены группы, ответственной за опись материально-технических средств, ставят свои подписи. Затем работа продолжается.
Как провести инвентаризацию имущества организации
Вся процедура должна выглядеть следующим образом:
- Подготовка к процессу. В это время руководитель компании издает приказ, постановление или другой нормативно-правовой акт, в котором указывается как, кем и в отношении чего будет проведена проверка. Здесь же устанавливаются ее сроки.
- Проведение ревизии. Группа, ответственная за опись, фиксирует наличие или отсутствие в указанных местах конкретных материально-технических средств.
- Заполнение унифицированных бумаг. Их количество зависит от того, что именно описывается, обычно достаточно двух экземпляров.
- Полученные и зафиксированные сведения сравниваются с тем, что было указано в более ранних бухгалтерских отчетах. Если выявляются недостачи или излишки, назначаются процедуры по приведению документации в норму.
- Составляется итоговый отчет. Излишки списываются, недостачи оформляются в соответствии со списанием или с помощью других механизмов.
Заключение
Тема. Инвентаризация имущества и финансовых обязательств
1. Понятие, задачи и обязательные инвентаризации.
2. Виды и порядок проведения инвентаризации.
3. Документальное оформление инвентаризации
4. Выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете.
1. Понятие, задачи и обязательные инвентаризации.
Бухгалтерское наблюдение за состоянием и движением хозяйственных средств осуществляется с помощью документов. Однако возможны расхождения учетных записей с фактическими остатками средств. Для обеспечения реальности показателей бухгалтерского учета, для контроля за сохранностью средств используется элемент метода бухгалтерского учета – инвентаризация.
Инвентаризация — метод бухгалтерского учета, позволяющий обеспечить соответствие данных бухгалтерского учета об имуществе и обязательствах их фактическому состоянию путем пересчета, обмера, взвешивания. Инвентаризация — это обязательное дополнение к документации.
Правила проведения инвентаризации определены Федеральным законом РФ «О бухгалтерском учете и отчетности в РФ (от 21.11.96 № 129-ФЗ), Методическими указаниями по инвентаризации имущества и обязательств, утвержденными Приказом Министерства финансов РФ от 13.06.95 № 49 в соответствии с рядом принятых нормативных актов. Предприятия (организации) обязаны проводить инвентаризацию основных средств, капитальных вложений, незавершенного капитального строительства, капитального ремонта, незавершенного производства, товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчетов и других статей бухгалтерского баланса.
Основными задачами инвентаризации язляются:
• выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства в натуре;
• контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
• выявление неиспользуемых, залежавшихся, неходовых, устаревших товарно-материальных ценностей,
• проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;
• проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств, дебиторской и кредиторской задолженности и других статей баланса.
Количество инвентаризаций в отчетном году, порядок и сроки проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются самим предятием, кроме случаев когда проведение инвентаризации обязательно. Проведение инвентаризации обязательно' .
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
• при реорганизации предприятия, т. е. когда предприятие меняет собственников, либо меняет организационно-правовую форму, либо ликвидируется, либо происходит слияние этого предприятия с другим;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных средств может проводиться один раз в два-три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет;
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
2. Виды и порядок проведения инвентаризации.
Все проводимые в организациях инвентаризации делятся по ряду признаков:
· по охвату имущества: полные; частичные.
При полной инвентаризации проверяются все виды имущества хозяйства. Как правило, такие инвентаризации проводятся в конце финансового года перед составлением годового отчета.
Частичная инвентаризация предполагает проверку одного или нескольких видов имущества (например, ревизия кассы).
• по назначению: плановые; внезапные.
Плановые инвентаризации осуществляются в соответствии с установленным графиком (перед составлением годового отчета), а внеплановые (внезапные) — по мере необходимости (смена материально ответственных лиц, стихийные бедствия, хищения, требования аудитора, судебных органов и др.). Внезапные инвентаризации проводят по распоряжению руководителя, вышестоящих органов и по требованию органов дознания судебных органов, прокуратуры. Также может быть проведена повторная инвентаризация в случае сомнений в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.
Порядок проведения инвентаризаций в организации предполагает создание постоянно действующих инвентаризационных комиссий в составе:
— руководителя предприятия или его заместителя (председателя комиссии);
— главного бухгалтера; начальников структурных подразделений (служб);
Для непосредственного проведения инвентаризации имущества создаются рабочие комиссии в составе: представителя руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию (председатель комиссии); специалистов (экономиста, работника бухгалтерской службы, инженера, технолога, товароведа, кладовщика и др.).
В состав комиссии должны включаться опытные работники, хорошо знающие инвентаризуемое имущество, порядок формирования цен, первичный учет.
• Персональный состав постоянно действующих инвентаризационных комиссий, рабочих инвентаризационных комиссий и комиссий, осуществляющих проверки и выборочные инвентаризации, утверждается приказом руководителя предприятия (организации). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Перед началом проведения инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям — контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала и окончания работы по проведению инвентаризации. К ее началу должна быть закончена обработка приходных и расходных первичных документов, сделаны все записи в аналитическом, синтетическом учете и выведены остатки, все ценности должны быть разложены по названиям, сортам, размерам и т. д. Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись.
• При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, а в остальных случаях — заблаговременно.
· Складские операции в период инвентаризации не производятся; заведующий складом в данной описи дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточку складского учета материалов и сданы в бухгалтерию организации.
· При инвентаризации фактическое наличие имущества определяют путем обязательногоподсчета, взвешивания, обмера непосредственно в местах хранения (закрепления) имущества. Проверка фактических остатков производится при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров, заведующих хозяйствами, кладовых, секций, торговых предприятий и т. п.).
3. Документальное оформление инвентаризации
· Инвентаризация проводится по каждому материально ответственному лицу и месту хранения (складу), обязательно в присутствии материально ответственного лица. Все данные заносятся в инвентаризационные опи си или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. На каждой странице описи прописью указывают число порядковых номеров материальных ценностей и общее количество натуральных показателей, записанных на данной странице, независимо от единицы измерения. Незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.
· Материально ответственное лицо дает расписку, что все ценности, отмеченные в описи, приняты им на ответственное хранение и никаких претензий к комиссии у него нет. По окончании инвентаризации оформленные инвентаризационные описи сдают в бухгалтерию, где их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета.
· Результаты сравнения записывают в сличительную ве домость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации (количество и сумма), наличие средств по данным учета и результаты сравнения — излишек или недостача. В сличительную ведомость записывают только те ценности, по которым выявлены излишки и недостачи, а остальные показывают в ведомости общей суммой. Суммы излишков инедостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
• Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы и решения комиссии оформляют протоколом, утвержденным руководителем предприятия, после чего результаты инвентаризации отражают в учете и отчетности того месяца, в котором она была завершена, а результаты годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.
На имущество, арендованное или находящееся на ответственном хранении, составляются отдельные списки.
4. Выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете.
Расхождения между данными инвентаризации и бухгалтерского учета оформляются бухгалтерией путем составления ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.
Выявленные при инвентаризации расхождения факти ческого наличия имущества с данными бухгалтерского уче та регулируют в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ в следующем порядке:
Основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию по дебету соответствующих счетов с отнесением его на финансовые результаты у организаций или увеличением финансирования (фондов) у бюджетной организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц.
Отражение на счетах излишков, выявленных при инвентаризации:
• Отражение на счетах недостачи, выявленной при инвентаризации:
б) в розничных торговых организациях:
• Списание недостачи в пределах норм естественной убыли:
-
Списание недостачи за счет виновного лица:
б) разница между суммой, подлежащей взысканию с виновного лица, и суммой недостачи на счете 43-2:
г)восстановление суммы налога на добавленную стоимость (НДС) со стоимости недостающих активов:
д)отнесение суммы налога на добавленную стоимость (НДС) на виновное лицо:
е)возмещение виновным лицом суммы недостачи:
• Списание недостачи на финансовые результаты:
• Списание недостачи на финансовые результаты, виновники которых по решению суда не установлены:
а) на сумму недостачи:
б)на сумму налога на добавленную стоимость (НДС) по недостающим ценностям:
в) списание недостачи:
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы с разрешения руководителя организации может быть допущен только в виде исключения. При этом товарно-материальные ценности должны быть одного и того же наименования, в тождественных количествах, за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. Руководитель организации принимает окончательное решение.
щика, банка, покупателя);
Г 16. Виды инвентаризации
15. Понятие инвентаризации
1) По объему проверки: полные инвентаризации;
неполные (частичные) инвентаризации.
Полные инвентаризации проводятся в конце года перед составлением годового отчета. При полных инвентаризациях проверке подлежат все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения с другими предприятиями и лицами, а также все виды средств, не принадлежащие предприятию (арендованные основные средства; товарно-материальные ценности; принятые на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку и т.д.).
Неполные инвентаризации охватывают часть средств предприятия, например, один вид имущества в определенных местах хранения. Неполные инвентаризации могут проводиться несколько раз в году, что позволяет уточнять данные первичных учетных документов, контролировать работу материально ответственных лиц, бороться со злоупотреблениями.
2) По полноте охвата: выборочные; сплошные.
Выборочные инвентаризации проводятся у конкретного материально ответственного лица по некоторым ценностям на выбор.
Выборочные инвентаризации проводится, когда у предприятия находится большая номенклатура ценностей. Основной задачей является осуществление контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей, выполнением правил их хранения и соблюдением материально ответственными лицами установленного порядка ведения складского учета.
указание суммы не только цифрами, но и прописью (при оформлении денежных документов);
печать (в командировочном удостоверении, приходном кассовом ордере, платежном поручении) и др.
По сроку действия реквизиты делятся на:
К постоянным реквизитам относятся те, которые
в рамках конкретного предприятия длительное время
Например, к постоянным реквизитам можно отнести:
наименование и адрес предприятия;
номера расчетных счетов;
табельные номера работников и др.
К переменным реквизитам относятся сведения,
определяющие временное количественное и качественное содержание хозяйственных операций.
Например, к переменным реквизитам можно отнести: дату совершения хозяйственной операции; количество отпускаемых в производство материалов;
сумму начислений заработной платы работникам и др.
По месту составления подразделяются на:
внутренние (приходные кассовые ордера); внешние (товарно-транспортные накладные).
По учетным позициям на:
однопозиционные (кассовые ордера); многопозиционные (расчетно-платежные ведомости).
По оформлению однородных операций на:
унифицированные (приходные кассовые ордера); прочие (ведомости расчета износа основных средств).
По способу заполнения:
написанные вручную (различные виды документов); составленные на пишущей машинке (макетированные карты); полностью составленные на ЭВМ
Спл( проводятся одновременно во всех структурных подразделениях предприятия, в том числе и выделенных на самостоятельные балансы.
3) По основаниям проведения: плановые; внеплановые; повторные; контрольные.
Плановые инвентаризации проводятся по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем, причем сроки проведения их не подлежат оглашению.
Внеплановые инвентаризации проводятся в силу сложившихся обстоятельств: при передаче дел материально ответственными лицами, после стихийных бедствий, хищении.
Повторные инвентаризации проводятся, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенных инвентаризаций.
Контрольные инвентаризации. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия складов, где проводились инвентаризации. Они должны охватывать не менее 10\% проверенного имущества. При выявлении расхождений в результатах руководитель предприятия должен потребовать письменное объяснение от лиц, которые проводили инвентаризацию ранее и от материально ответственных лиц.
6 случае обнаружения фактов приписок и других злоупотреблений руководитель распускает инвентаризационную комиссию и решает вопрос о привлечении виновных к ответственности. После этого назначается новая инвентаризационная комиссия.
4) По объекту проверки: основных средств; денежных средств; расчетов; товарно-материальных ценностей; незавершенного производства.
17. Порядок и сроки проведения инвентаризации
Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда
Читайте также: