Планирование рабочего времени шпоры

Чему стоит научиться и от чего отказаться во имя повышения продуктивности

Желание быть максимально продуктивным вполне закономерно, как и сопутствующая этому проблема разжиться достаточным временем для выполнения всех поставленных задач. Как правильно организовать рабочий день, чтобы успеть сделать много важных дел и при этом не чувствовать себя к вечеру обессиленным, желая лишь побыстрей улечься спать?

2. Группировать задачи, подобные или связанные друг с другом. Различные действия требуют разных типов мышления, так что мозгу будет удобнее последовательно решать вопросы из похожих сфер, а не переключаться и переориентироваться каждый раз, когда вы приступаете к новому пункту вашего графика.

3. Делать перерывы. Они, как ни странно, являются одним из лучших способов грамотно управлять своим временем. Боритесь с желанием поработать вместо обеда: умейте использовать время, чтобы расслабиться. Кроме того, найдите в течение дня минуты для эмоционального восстановления: можно послушать любимую песню или полюбоваться чем-нибудь красивым. Такая практика позволит меньше отвлекаться во время работы и поддерживать хорошее расположение духа весь день.

4. Поддерживать образ жизни, который дает вам максимальную энергию, заниматься физическими упражнениями (особенно с акцентом на аэробные нагрузки), вычислить время пика своей продуктивности и использовать его для решения наиболее сложных задач.

5. Устанавливать ограниченное количество приоритетов и придерживаться их. Отказываться от вещей, идей и дел, несовместимых с вашими приоритетами.

6. Всегда обращать внимание на способы, позволяющие выполнять что-то качественнее и быстрее, постоянно искать пути совершенствования самых обычных процедур. Улучшить автоматизацию рутинных процессов, не требующих вовлечения особого внимания.

7. Предвосхищать потенциальные сложности. Для большей эффективности стоит иной раз даже уделить особое время в расписании прогнозированию.

8. Вести дела только с надежными людьми, которым можно доверять. Достичь этой цели в совершенстве непросто, однако, стремясь к этому вы будете двигаться в правильном направлении. Даже отфильтровывая многообещающих, но рискованных партнеров, со временем вы начнете замечать позитивные изменения.

9. Быть честным с самим собой: знать подлинные ответы на вопросы: чего вы хотите добиться и почему делаете то, что делаете.

1. Отвечать на телефонные звонки и сообщения в различных чатах и мессенджерах, вовлекаться в сторонние беседы в разгаре выполнения действительно важных дел, требующих глубокого сосредоточения. Для ответов на накопившиеся звонки и обращения лучше выделить отдельное время в графике.

2. Проводить рабочее время в социальных сетях, если только это не является деловой необходимостью. Драгоценные минуты и даже часы, украденные подобным занятием, вряд ли окупятся лучше продуктивной работы.

3. Спать менее 7-8 часов, пренебрегать здоровой пищей и достаточной физической активностью. Подобные жертвы в угоду увеличению рабочего времени рано или поздно обернутся истощением и снижением эффективности. В мозге усталого и нездорового человека невероятно сложно зажигаться новым идеям.

4. Думать о рабочих делах во время перерывов. Умение переключаться на режим отдыха – важная для психического здоровья черта. Если вы предпочитаете обедать с коллегами, старайтесь не поддаваться искушению поговорить о делах, переведите тему на что-то отвлеченное. Даже выходя на пару минут в уборную бывает полезно выбросить из головы мысли на рабочие темы.

1. Успевать абсолютно все – невозможно.

2. Целью работы в идеале должно быть получение удовольствия. Все выполняемые действия, решаемые задачи и прочие способы достижения можно всегда попробовать воспринимать как часть некой игры.

3. Иногда мы настолько погружены в работу, что забываем насладиться ее результатами. Для чего же тогда мы работаем?

Поделитесь постом с друзьями!

Шпаргалка Шпаргалка по "Экономика управлением предпрятия здравоохранения". Рабочее время. Расписание работы. Графики работы. Проблемы оптимального использования рабочего времени. Принцип Парето. Планирование рабочего времени. Тип работы: Шпаргалка. Добавлен: 09.07.2012. Год: 2011. Страниц: 17. Уникальность по antiplagiat.ru:

Рабочее время. Расписание работы. Графики работы. Проблемы оптимального использования рабочего времени. Принцип Парето. Планирование рабочего времени.
Рабочее время - период, в течение которого работник обязан исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды, определенные законами и иными нормативными правовыми актами.
Рабочее время – часть календарного времени, затрачиваемого на производство или выполнение определенного объема работ и услуг. Оно является косвенной оценкой затрат труда.
Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Режим рабочего времени должен предусматривать:

продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя);
работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников;
продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены);
время начала и окончания работы;
время перерывов в работе;
число смен в сутки;
чередование рабочих и нерабочих дней.

Неотработанное время подразделяется на не использованное по уважительным
причинам (болезнь, например) и не использованное без уважительных причин –
потери рабочего времени (прогулы, простои и др.).
В целом расписание работы характеризуется устойчивостью.
Однако в настоящее время значительный интерес представляют новые типы
рабочего графика: гибкий график, сжатая неделя (суммированный рабочий день),
частичная занятость. Под гибким рабочим графиком понимается расписание
работы, при котором работник может выбрать время прихода-ухода в пределах,
устанавливаемых руководством. Сжатая рабочая неделя представляет собой график
работы, в котором происходит обмен между количеством часов, отрабатываемых
ежедневно, и количеством рабочих дней в течение недели. Так, обычное число
часов может отрабатываться не за пять дней, а за четыре (по десять часов
ежедневно) или за три для (по двенадцать часов ежедневно). Частичная
занятость (частичный найм) – это работа с выполнением тех же обязанностей, но
в течение меньшего времени.
Использование рабочего времени делится на следующие категории:
1. Подготовительно- заключительное время - это знакомство с заданием, получение инструментов, материалов, их раскладка в начале смены или в начале обработки партии и все это же в конце смены;
2. Оперативная работа - время, но преобразованию предметов труда, которое делится на основное и вспомогательное;
3. 0рганизация обслуживания рабочего места - время, которое рабочий тратит на поддержание рабочего места в состоянии готовности, для производительной работы;
4. Отдых и личные надобности, зависят от условий труда;
5. Непроизводительная работа - время, которое рабочий тратит на работу, которая не является его основной операцией;
6. Нарушение трудовой дисциплины;
7. Перерывы по оргтехпричинам, т.е. не зависящие от работника
8. Регламентированные перерывы, обусловленные технологиями
Режим рабочего времени определяется правилами внутреннего трудового распорядка (или графиками сменности) и распространяется на всех работников. При необходимости конкретизировать режим рабочего времени, прийти к соглашению о неполном рабочем дне, гибком графике работы и т.д. в трудовом договоре производится соответствующая запись.
проблемы оптимального использования рабочего времени
можно выделить три причины, усугубляющие перегруженность:
1. малая степень делегирования ответственности;
2. неверно избранные приоритеты;
3. слишком большая погруженность в повседневные хлопоты.
ПРИНЦИП ПАРЕТО
В.Парето открыл эффект концентрированного напряжения. В данном случае имеется
в виду, что концентрация на жизненно важной деятельности больше всего влияет
на достижение желаемых результатов. Отсюда вытекает правило 20/80:
концентрация 20% времени на наиболее важных проблемах может привести к
получению 80% результатов. Остальные 80% времени обеспечивают лишь 20%
результатов.
Определение важности осуществляемой деятельности имеет решающее значение для
эффективности работы руководителя.

Материальные ресурсы здравоохранения и пути их эффективного использования.
Особым видов ресурсов в здравоохранения являются материально-технические. Они образуют инфраструктуру системы здравоохранения и представлены, прежде всего, совокупностью капитальных ресурсов (зданий и необходимых территорий и помещений, стационарного оборудования и пр.), а также медико-технологических ресурсов. Последние выступают в виде технологий медицинской деятельности. И если капитальные ресурсы характеризуются накоплением, долгосрочностью использования, некоторой стабильностью и постепенным износом (амортизацией), то медико-технологические оказываются объектом более динамичного совершенствования и обновления. Состояние материально-технических ресурсов в значительной степени зависит от экономических. Экономические ресурсы предопределяют во многом динамику обновления материально-технических, но не только. Развитие материальных ресурсов здравоохранения следует осуществлять исходя из принципа использования технологий социально приемлемых и экономически реальных.
. «Комплекс маркетинговых коммуникаций воздействия и его элементы.
Маркетинговые коммуникации представляют собой процесс передачи информации о товаре целевой аудитории
Комплекс маркетинговых коммуникаций состоит из четырех основных средств воздействия:
реклама;
пропаганда;
стимулирование сбыта;
личная продажа.
Данная модель включает основные факторы эффективной коммуникации и определяет основные этапы работы над созданием действенной системы коммуникаций:
выявление целевой аудитории;
определение степени покупательской готовности аудитории;
определение желаемой ответной реакции целевой аудитории;
составление обращения к целевой аудитории;
формирование комплекса маркетинговых коммуникаций фирмы;
разработка бюджета комплекса маркетинговых коммуникаций;
претворение в жизнь комплекса маркетинговых коммуникаций;
сбор информации, поступающей по каналам обратной связи;
корректировка комплекса маркетинговых коммуникаций.
Если фирме за определенное время удалось перевести свою целевую аудиторию в желаемое состояние покупательской готовности, то коммуникатор должен вновь начинать деятельность по созданию комплекса маркетинговых коммуникаций с п. 2 данной модели; а в случае выявления еще одной или ряда целевых аудиторий - с п. 1.
Основой формирования эффективного комплекса маркетинговых коммуникаций является сегментирование, которое позволяет получить необходимую информацию социально-экономических и психологических характеристиках целевых аудиторий фирмы.
На структуру комплекса маркетинговых коммуникаций также влияют:
тип товара (товары широкого потребления или товары промышленного назначения);
этап жизненного цикла товара;
степень покупательской готовности потенциального клиента;
стратегия продвижения (стратегия проталкивания или привлечения);
особенности комплекса маркетинговых коммуникаций конкурентов;
финансовые возможности фирмы.
В данном дипломном проекте подробно рассматриваются:
все элементы комплекса маркетинговых коммуникаций;
все этапы формирования комплекса маркетинговых коммуникаций на примере фирмы, которая предлагает на рынке услугу по медицинской экспресс- диагностике состояния здоровья человека.

* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.

Организуйте жизнь так, чтобы ни минуты не тратить впустую.

1. Правило 1‑3‑5

Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.

2. Правило трёх

Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

3. Способ 10 минут

4. Pomodoro

Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.

Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.

5. Метод 90/30

Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.

Согласно исследованиям The Enchanted World of Sleep специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается изысканиями Sleep and Wakefulness нейрофизиолога Натана Клейтмана.

6. Метод 52/17

Это частный вариант предыдущего способа. Он не отличается ничем, кроме цифр: вы работаете 52 минуты, а потом 17 минут отдыхаете. Согласно эксперименту The Rule of 52 and 17: It’s Random, But it Ups Your Productivity , проведённому сервисом по трудоустройству The Muse с помощью приложения DeskTime, эти временные отрезки позволяют сохранять продуктивность и избегать переутомления. Поэтому используйте метод 52/17, если чувствуете, что вам не хватает сил работать 90 минут подряд.

7. Поедание лягушек

8. Временные блоки

9. GTD

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

Узнать все тонкости GTD можно в нашем руководстве.

10. ZTD

Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.

1. Собирайте всю информацию в Inbox.
2. Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
3. Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
4. Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
5. Создавайте простые короткие списки дел.
6. Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
7. Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
8. Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
9. Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
10. Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.

11. Канбан

Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.

12. Правило двух минут

Это правило — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно. Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.

13. Zero Inbox

Zero Inbox придумал писатель и эксперт по производительности Мерлин Манн, и метод этот отлично сочетается с GTD. Манн применял его к электронным письмам, но точно так же можно обрабатывать дела, документы, заметки и прочие сведения. Как следует из названия, задача этой методики — поддерживать ваш Inbox пустым.

Кроме того, значительно сэкономить время вам помогут автоматические фильтры в почте, умные папки и программы для сортировки документов.

14. Fresh or Fried

Стефани рекомендует FoF людям, которые каждый вечер обнаруживают, что абсолютно выбились из сил, но ничего не успели, хотя и весь день работали.

15. Метод айсберга

Каждые 4–6 недель просматривайте эту информацию и думайте, можно ли применить её на практике. Если что‑то бесполезно — выбрасывайте или архивируйте. Это позволяет создать собственную базу знаний.

16. Автофокус

Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.

17. Матрица Эйзенхауэра

18. Метод 4D

4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.

Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

19. Хронометраж

20. Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое — правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Из этой статьи вы узнаете:

• Почему так важно планирование рабочего времени
• По каким причинам возникает дефицит рабочего времени
• Каких правил нужно придерживаться при планировании рабочего времени в течение дня
• Какие методы применяются при планировании рабочего времени
• Как проверить эффективность планирования рабочего времени сотрудников

Планирование рабочего времени включает в себя эффективное управление временем и технологию его рационального использования для того, чтобы достичь цели какой-либо организации и повысить результативность деятельности. В современном мире также именуется тайм-менеджментом. Время является самым невосполнимым и ценным ресурсом, поэтому использовать его необходимо очень рационально. Также необходимо работать над умением планировать свое рабочее время.

Почему так важно планирование рабочего времени

Утверждать, что временем можно управлять, – не совсем правильно. Время не может зависеть от каких-то процессов, не обозначает постоянную величину, оно не может ускоряться либо тормозить.
Важно уметь использовать различные инструменты для планирования рабочего времени независимо от должности сотрудника предприятия. Это важно учитывать на всех уровнях – от подчиненных до начальников. Результативное планирование рабочего времени напрямую оказывает влияние на производительность труда, а, следовательно, и на прибыль предприятия.

Для каждого сотрудника эффективное планирование рабочего времени влияет на завершение к необходимому сроку всех намеченных дел.
Одним из показателей, который обязательно учитывается в организации, является фонд рабочего времени. Он определяет потребляемые ресурсы рабочего времени и влияет на количество работающих сотрудников, а, следовательно, и на материальные затраты организации.

Когда необходимо планирование рабочего времени

Дефицит – это значит недостача чего-либо. При планировании рабочего времени этот термин обозначает недостачу рабочего времени для исполнения определенной задачи отдельным сотрудником либо структурным подразделением и организацией в целом.

В результате это может привести к срыву срока выполнения заказа, который может повлечь за собой негативные последствия. Чаще всего неумелое планирование рабочего времени связано с безграмотностью руководителя организации.

1. Личные качества начальника.
2. Действия руководителя.
3. Независимые причины.

Личные качества начальника, которые приводят к потерям рабочего времени и связаны с неправильным его планированием, выражаются в следующем:

1. Суета, то есть неуравновешенные и нервозные действия, эффективность которых сводится к нулевому результату.
2. Систематическая спешка.
3. Недостаток отдыха из-за задержек на работе или доработок дома, необходимого для восстановления высокой работоспособности.

При безграмотных действиях начальника и без планирования рабочего времени появляются следующие признаки неорганизованности:

1. Отсутствие мотивации у персонала.
2. Разрушение межличностной коммуникации в организации.
3. Неумение упорядочить дела по уровню их важности.
4. Неспособность передать часть полномочий подчиненным.

Причинами, которые не зависят от воли руководителя и ведут к дефициту рабочего времени у него самого и всех сотрудников организации, с точки зрения планирования рабочего времени являются:

1. Длинный перечень заданий, поручений, дел.
2. Внеплановые действия.

В большинстве случаев вышеизложенные причины не появляются порознь. Обычно одна следует из другой.
В конечном счете, складывается тупиковая ситуация, улучшить которую можно эффективным планированием рабочего времени. Также следует установить контроль над осуществлением плановых мероприятий и проверку потраченного рабочего времени.

Основные правила планирования рабочего времени в течение дня

• Ваше рабочее место должно быть подготовлено к продуктивной работе. С рабочего стола следует убрать документы и бумаги, которые вам пока не нужны для выполнения важных задач.
• Необходимо установить конкретный срок для выполнения каждого пункта плана на день.
• Следует воздерживаться от выполнения действий, которые могут вызвать обратную реакцию.
• Нужно уметь отстранять дополнительно появляющиеся задачи.
• Руководитель не должен быть импульсивным.
• Систематически нужно делать кратковременные паузы. В любой работе нужно предусматривать перерывы. Их регулярность и длительность должны быть индивидуальными. Небольшие перерывы также надо учитывать при планировании рабочего времени.
• Следует объединять в группы небольшие, схожие по смыслу задачи, и выполнять их сериями.
• Бывает, что часть сотрудников не доводят до конца одно дело, принимаясь за другое, – следует сначала завершить начатое. Беспорядочный переход в работе от задания к заданию, а иной раз и выполнение нескольких дел сразу не приведет к положительному результату.
• Умейте пользоваться временными промежутками.
• В течение дня должен быть предусмотрен час отдыха.
• Необходимо контролировать сроки выполнения заданий и отслеживать составленный план работ. При изменении приоритетных задач вносите изменения в план.

Рекомендуемые к прочтению статьи:

Влияние личностных факторов на планирование рабочего времени

На планирование рабочего времени также существенно влияет то, как вы себя настроите. Вы сами подсознательно можете препятствовать результативному планированию рабочего времени. Что именно может вам мешать:

Нужно помнить, что после решения одной задачи, у Вас есть возможность взяться за более интересную.

Наиболее распространенные методы планирования рабочего времени

Согласно этому принципу, 20 % приложенных стараний ведут к 80%-ному результату, а оставшиеся 80 % от напряженного труда выдают лишь 20 % результата. Например:

• 20 % потребителей (продукции) приносят 80 % дохода;
• 80 % потребителей (продукции) дают 20 % дохода;
• 20 % просчетов приводят к 80 % убытка;
• 80 % просчетов приводят к 20 % убытка.

Основная цель АВС-планирования рабочего времени состоит в том, чтобы выполнить последовательную расстановку задач по приоритету. ABC-планирование можно проводить в любой сфере деятельности. Если проанализировать в процентном соотношении более важные и менее важные дела, то мы увидим, что данное соотношение будет примерно одинаковым. Планирование рабочего времени начинаем с того, что все задачи распределяем по трем категориям в соответствии с их важностью. Для этого используются буквы A, B и C. Этот метод планирования рабочего времени стал популярен среди менеджеров в связи с тем, что дает ощутимый результат.

• К категории А относят самые значимые задачи, которые составляют 15 % от общего количества задач менеджера. Но это действительно значимые задачи, которые составляют 65 % по вкладу при выполнении плана.
• К категории В относим просто значимые задачи, они будут составлять в среднем 20 % от общего числа задач и иметь 20%-ную важность в деятельности менеджера.
• К категории С относим наименее значимые задачи, они будут составлять 65 % от общего числа задач и иметь всего 15 % от важности всего результата труда.

По данной методике надо сначала решать наиболее важные задачи, затем переходить к чуть менее важным и напоследок оставить незначительные задачи, которые не оказывают особого влияния на результаты работы. Это надо учитывать при планировании рабочего времени.

Для того чтобы правильно расставить приоритеты при планировании рабочего времени, можно использовать метод Эйзенхауэра.
Задайте себе вопросы:

• Привык ли я разбрасываться своим рабочим временем, решая одну срочную задачу вместо другой такой же срочной?
• Не получается ли так, что многие наиболее значимые задачи остаются вообще нерешенными из-за этой моей привычки?

Согласно принципу, предложенному американским генералом Д. Эйзенхауэром, преимущество решения задач надо рассматривать исходя из их значимости и отведенному времени.

1. Все неотложные и наиболее значимые задачи, которые нужно сделать в первоочередном порядке.
2. Неотложные, но не такие важные. Дело в том, что, так как они являются неотложными, мы хотим обязательно решить их настолько быстро, как будто они очень важные, прилагая максимум своей энергии. Но если это не так уж и важно, то лучше их отложить или их решение передать другому.
3. Значимые, но не такие срочные. Вследствие того, что данная группа дел не является срочной, они отодвигаются на потом. Но в один прекрасный момент они тоже становятся очень важными, но времени на их выполнение уже не нет. Самое время передать их для тщательного выполнения кому-то другому. Когда вы даете важное задание, это мотивирует и развивает персонал.
4. Несрочные и неважные задачи. Задания из данной группы зачастую занимают много места на рабочем столе. Многие, не понимая суть планирования рабочего времени, выполняют данные задания, несмотря на то, что тратят на них много времени. Если их надо сделать обязательно, постарайтесь потратить на них минимум своего времени.

Как документировать планирование рабочего времени

Скрупулезная запись плана рабочего времени и постоянный контроль его выполнения являются предпосылкой планирования. Выделяют следующие виды планов: долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные.
Долгосрочное планирование необходимо для того, чтобы поставить перед собой глобальную цель и идти к ней постепенно, иногда несколько лет или даже десятилетий. Например, получение образования, карьерный рост и многое другое. Среднесрочное планирование – обычно план на год, где мы распределяем свое рабочее время для решения более конкретных задач.
Краткосрочное планирование используют для решения задач, определяющих долгосрочные и среднесрочные планы. Это планы на квартал, месяц, декаду, неделю и день. В плане на месяц мы уже смело можем ставить определенное количество часов для выполнения того или иного пункта плана. Но самым важным является план на день. В него мы включаем не больше десяти пунктов, третья часть которых – это важные, первоочередные проблемы. Их принято писать на первую половину дня, чтобы к вечеру уже завершить. Лучше однотипные задачи группировать в блоки, чтобы сэкономить время и силы.
Учитываются в дневном плане и перерывы. Они определяются исходя из работоспособности человека и времени, прошедшего с начала рабочего дня. Усталость нарастает с увеличением промежутка времени от начала рабочего дня, естественно, это снижает производительность труда менеджера или специалиста.
Обязательно запланируйте себе перерывы исходя из вашей работоспособности и прошедшего с начала дня времени. С каждым часом усталость все более дает о себе знать, а значит, снижается ваша производительность.

Как проверить эффективность планирования рабочего времени сотрудников

Эффективность планирования рабочего времени сотрудников можно проанализировать с помощью простой математики. Для расчета примените коэффициент экстенсивного использования времени:

Кэ = (общий фонд времени — перерывы в работе)/общий фонд времени.

Если при подсчете коэффициент будет равен единице, то сотрудники используют рабочее время наиболее эффективно. Чем больше коэффициент экстенсивного использования времени, тем менее эффективно используется рабочее время.
Аналогичным способом можно вычислить коэффициенты потери и пустой траты времени в зависимости от того:

1. виноват работник или причины, от него не зависели;
2. потрачено ли время на личные дела.

Для расчета данных коэффициентов в числитель формулы ставим нужное значение (в минутах), а в знаменатель – общий фонд времени. В этом случае, чем ближе полученное значение к единице, тем неэффективнее расходуется рабочее время.

6 типичных ошибок при планировании рабочего времени

Ошибки при планировании рабочего времени можно не совершать, правильно используя накопленный опыт. Приведем наиболее популярные ошибки менеджеров при планировании своего рабочего времени и времени своих сотрудников.

1. Отсутствие систематичности.
2. Отсутствие основательного, глубокого отношения.
3. Нет целей на день и, соответственно, первоочередных дел.
4. Отсутствие конкретных сроков для выполнения каждой задачи.
5. Отсутствие в рабочем графике времени на срочные дополнительные дела (так называемый форс-мажор).
6. Не запланированы перерывы и время на обед.

Искренне надеемся, что вы нашли в статье полезные идеи для своего бизнеса. Попробуйте применить их на практике и напишите нам о результатах. Также будем рады вашим вопросам, комментариям и пожеланиям.

С нами можно связаться: