Как заезжать в новый офис

В указ Мэра Москвы внесены изменения. Актуальные ответы на вопросы — по ссылке.

1. Если в магазин будут пускать определенное количество людей, как организовать, чтобы не было толкучки у дверей?

Ответственность за соблюдение мер, описанных в указе Мэра Москвы, лежит на магазинах и других торговых точках. Они обязаны обеспечить не только возможность соблюдения дистанции внутри помещения, в том числе при помощи специальной разметки, но и организовать площадки для ожидания таким образом, чтобы посетители имели возможность соблюдать социальную дистанцию и во время ожидания входа в магазин.

2. Будет ли представлен список организаций, которым разрешено работать?

На сегодняшний день в городе закрыты развлекательные заведения, салоны красоты, кафе и рестораны. Работают в обычном режиме только продовольственные магазины, аптеки, зоомагазины, службы доставки, салоны связи и непродовольственные магазины, где можно купить товары первой необходимости. Также продолжают работать городские службы, необходимые для жизнеобеспечения города.

3. Будут ли ограничения на вход в общественный транспорт?

Общественный транспорт продолжит работать в обычном режиме. Указ также не предусматривает ограничения движения личного, служебного, специального автотранспорта.

4. Как получить пропуск? Что дают спецпропуска? Куда обращаться за их получением? Кому могут дать, а кому отказать?

Все разъяснения и порядок введения режима спецпропусков, необходимых для контроля за соблюдением режима самоизоляции, будут содержаться в регламентирующем акте Правительства Москвы, который будет опубликован на официальном портале mos.ru.

5. Можно ли передвигаться на такси? Будут ли как-то регулироваться цены на такси?

Службы такси продолжат работать в обычном режиме. Цены на такси дополнительно регулироваться не будут.

6. Нужно ходить с паспортом?

Гражданин Российской Федерации обязан носить с собой документ, подтверждающий личность. Таким документом может быть паспорт, свидетельство о рождении (для лиц младше 14 лет), удостоверение моряка, дипломатический паспорт, удостоверение личности военнослужащего, удостоверение беженца, военный билет, служебное удостоверение (для работников прокуратуры), заграничный паспорт, вид на жительство.

7. Как доказать, что ты проживаешь в конкретном доме? Что, если человек снимает жилье, но у него нет прописки (прописка Московской области, другого региона)?

Все разъяснения и порядок введения режима спецпропусков, необходимых для контроля за соблюдением режима самоизоляции, будут содержаться в регламентирующем акте Правительства Москвы, который будет опубликован на официальном портале mos.ru.

8. До какого числа действует карантин?

Режим повышенной готовности введен на территории города Сергеем Собяниным 5 марта 2020 года. Согласно указу Мэра Москвы режим самоизоляции введен для всех жителей столицы независимо от их возраста. Его необходимо соблюдать в ближайшее время с учетом развития эпидемиологической ситуации по коронавирусу. Дни с 30 марта по 3 апреля объявлены нерабочими по всей стране, чтобы большинство россиян могли оставаться дома.

9. Можно ли приезжать в город?

Да, можно. Также можно выехать из Москвы.

10. Кого и нужно ли предупреждать о поездке в Новую Москву или за город?

Нет. До публикации регламентирующего акта Правительства Москвы никого предупреждать не нужно. Регламентирующий акт будет опубликован на mos.ru.

11. Можно ли передвигаться из Москвы в Московскую область?

Да, можно. Также можно вернуться обратно — из области в Москву.

12. Нужны законные основания ограничения передвижения граждан в условиях необъявленной ЧС/карантина. Есть ли у Сергея Собянина полномочия вводить подобные ограничения?

13. Нужно показать ребенка врачу в поликлинике, чтобы понять, какое состояние после лечения (отит). Меня оштрафуют?

Нет, в указе прописано, что получение медицинской помощи является основанием для того, чтобы покинуть место проживания.

Все разъяснения и порядок введения работы технических систем, необходимых для контроля за соблюдением режима самоизоляции, будут содержаться в регламентирующем акте Правительства Москвы, который будет опубликован на mos.ru.

15. Имею ли я право выходить бегать при условии, что я не контактирую с другими людьми, стараюсь их оббегать, соблюдая дистанцию не менее двух метров? А вокруг дома просто бегать одному можно?

Нет, не имеете — для того чтобы предотвратить распространение коронавирусной инфекции, сейчас необходимо соблюдать режим самоизоляции.

16. Будет ли разрешено выходить на спортивные площадки у дома для занятия спортом?

Нет. Коронавирусная инфекция может сохраняться на поверхностях, в том числе на спортивных тренажерах.

17. Как будут работать поликлиники?

Поликлиники будут работать в обычном режиме.

18. Можно ли выходить на улицу погулять с ребенком в коляске?

Для того чтобы предотвратить распространение коронавирусной инфекции, сейчас необходимо соблюдать режим самоизоляции. Поэтому такие прогулки временно запрещены.

19. Остановит ли меня полиция, если я еду на запланированный прием к врачу?

Нет, в указе прописано, что получение медицинской помощи является основанием для того, чтобы покинуть место проживания.

20. Как теперь быть пожилым москвичам, которым в поликлинику на метро надо ехать?

Для того чтобы предотвратить распространение коронавирусной инфекции, сейчас необходимо соблюдать режим самоизоляции, особенно пожилым людям. В случае плохого самочувствия нужно вызвать врача на дом без посещения медицинских учреждений.

21. Как быть тем, у кого родители в Москве или, наоборот, в Подмосковье? Как быть тем, кто прописан в Москве с родителями, а живет фактически в ближнем Подмосковье? Как быть тем, кто работает в Москве, а живет в Подмосковье?

Для того чтобы предотвратить распространение коронавирусной инфекции, сейчас необходимо соблюдать режим самоизоляции. Покидать квартиру можно для поездок на работу, если вы обязаны на нее ходить. Выезжать из столицы и въезжать в нее разрешается. Режим также введен и в Московской области.

22. Как будут производиться выплаты по безработице? Нужно позвонить на горячую линию?

Нет. Если вы уже состоите на бирже труда, новые выплаты будут назначены автоматически. Региональная компенсация безработным гражданам, состоящим по состоянию на 31 марта 2020 года на учете в органах службы занятости города Москвы, устанавливается в беззаявительном порядке.

23. Что с плановыми операциями пациентов с онкологическими заболеваниями?

Решение о проведении плановых операций принимает ваш лечащий врач – только он может определить, действительно ли стоит проводить плановую операцию во время повышенной опасности заражения коронавирусом.

24. Как будет определяться, что человек поехал по срочным, неотложным делам (на работу, за медицинской помощью, в центр госуслуг и так далее)? Как доказать, что едешь на работу?

Все разъяснения и порядок введения режима ограничения передвижений по городу и мер, необходимых для контроля за соблюдением режима самоизоляции, будут содержаться в регламентирующем акте Правительства Москвы, который будет опубликован на официальном портале mos.ru.

25. На основании чего устанавливается сумма штрафа за нарушение карантина? Кто будет назначать штраф? В чей бюджет он пойдет?

Все разъяснения и порядок введения режима ограничения передвижений по городу и мер, необходимых для контроля за соблюдением режима самоизоляции, будут содержаться в регламентирующем акте Правительства Москвы, который будет опубликован на официальном портале mos.ru.

26. Что делать, если был запланирован переезд (переезд на съемную квартиру или в купленное жилье)? Будет ли это являться нарушением режима карантина?

Все разъяснения и порядок введения режима ограничения передвижений по городу и мер, необходимых для контроля за соблюдением режима самоизоляции, будут содержаться в регламентирующем акте Правительства Москвы, который будет опубликован на официальном портале mos.ru.

27. Можно ли на такси ездить к родственникам для покупки продуктов или другой помощи?

Нет, нельзя. Режим ограничения передвижений введен в том числе для того, чтобы люди как можно меньше контактировали друг с другом, даже если это родственники. Вы можете помочь им заказать все необходимое онлайн.

28. Если человек без работы давно, а встанет на учет только сейчас, он будет претендовать на региональную компенсационную выплату?

Все, кто уже находится на учете в органах службы занятости города Москвы, а также те, кто встанет на учет в период объявленного режима самоизоляции либо в течение 30 календарных дней со дня прекращения указанного режима, смогут претендовать на выплату пособия.

29. Можно ли претендовать на выплату пособия при потере работы, если ты не москвич?

Нет, пособие по безработице может получить только человек, зарегистрированный в Москве.

[youtube.player]

Говорят, что переезд равносилен пожару. Что же необходимо знать и учитывать при подготовке и организации переезда, на какие нюансы этого процесса следует обратить внимание?

Рано или поздно приходит время, когда компании нужно сменить занимаемое помещение. Причины переезда у каждого свои: одни расширяются, другие ищут более комфортные условия для работы и улучшения своего имиджа, третьи переезжают в собственный офис, четвертые, в связи с финансовыми трудностями, подыскивают более экономный вариант.

На координатора переезда офиса возлагается огромная ответственность. Ведь необходимо не только подготовить четкий и грамотный план переезда, но и без ущерба для производственного процесса осуществить его. На первый взгляд, проблема не из легких, особенно, когда с этим пришлось столкнуться впервые, а вы необдуманно взвалили на себя все связанные с переездом обязанности. Но если подойти к делу обстоятельно и без суеты, то процесс переезда пройдет быстро и без малейших потерь. И вы даже сможете обнаружить в нем некоторые положительные моменты, например, избавитесь от ненужных вещей, хранившихся годами и занимавших лишнее место в офисе. А участие всех сотрудников компании в общем деле (переезде) поможет сплотить коллектив и поднять корпоративный дух.

Чем следует заняться в первую очередь?

Итак, руководитель подписал договор с новым арендодателем и установил день переезда офиса на новое место.

Неплохо перед переездом провести экскурсию на новое место. Она поможет рационально спланировать размещение рабочих мест и расстановку мебели. А работники смогут заранее продумать, каким транспортом добираться на работу.

Обязательно нужно составить план-график переезда, в котором детально прописать все его этапы.

Важно помнить, что смена места расположения офиса это определенные неудобства не только для самой компании и ее работников, но и клиентов (партнеров). Поэтому, чтобы дискомфорт от вашего переезда был минимальным, следует оповестить клиентов и партнеров о новом адресе и желательно выслать карту проезда к новому офису.

В какие сроки желательно вложиться с переездом и в какое время суток его предпочтительнее осуществлять?

План переезда

Мероприятие

Ответственные лица

Примечание

Посещение нового офиса и согласование всех условий с его владельцами

Руководитель компании или его представитель

Назначение координатора переезда, распределение функций в рабочей группе

Сразу же после определения даты переезда

Назначить ответственного за сборы, закупку необходимых материалов, готовность нового помещения к работе, перевозку и т. д.

Уведомление партнеров, клиентов об изменении адреса компании, подготовка карты проезда к новому офису

Координатор переезда (секретарь, офис-менеджер), дизайнер (для оформления карты), руководители отделов

После определения даты переезда

Уточнить месторасположение (адрес, транспортная развязка)

Проверка состояния нового помещения и составление перечня необходимых работ

После ревизии офиса в течение 7 дней

Для выполнения работ нужно привлечь: электрика, сантехника, слесаря (лучше тех, кто непосредственно обслуживают данное здание или офис)

Составление плана размещения рабочих мест, расстановки мебели (план-схема офиса), розеток, телефонных и компьютерных гнезд для каждого рабочего места

Координатор переезда, заместитель директора или руководители отделов

После ревизии офиса в течение 7 дней

Утвердить план у директора

Подготовка и подключение всех коммуникаций, освещения

Координатор переезда, системный администратор, телефонист, электрик

В течение 10 дней после определения даты переезда, готовность — за 1–2 дня до переезда

Установка или перенос локальных сетей, подписание договоров на обслуживание

Инвентаризация и составление полного перечня оборудования, мебели и документов компании

Не позднее, чем за 2 недели до переезда

Подсчитать, какое количество мебели требуется разобрать, какую, возможно, придется продать

Закупка упаковочного материала, бронирование транспорта и заказ услуг грузчиков или специальных компаний по перевозке

За 2 недели до переезда

Определение количества материалов, закупка, доставка, составление смет

За 1–2 недели до переезда

Проведение совещания для всех сотрудников рабочей группы, назначение кураторов процесса и объяснение задач

За 1 неделю до переезда

Упаковка архивов и документации, маркировка коробок и составление описи по отделам

Рабочие группы отделов или подразделений

Сдать в макулатуру ненужную документацию и прочие бумаги, передать ответственному лицу собранную документацию

Окончательная упаковка всего инвентаря, маркировка коробок

Все сотрудники, задействованные в процессе переезда

Обязательно проверить общую готовность к переезду

Разборка (если надо), упаковка мебели; отключение и упаковка оборудования с последующей маркировкой

Привлеченный специалист или представитель фирмы-перевозчика

Каждый сотрудник обязательно должен подписать свою мебель: стол, стул, шкафы. Проследить за качеством разборки-сборки мебели

Изготовление необходимого количества ключей, влажная уборка нового помещения

Координатор переезда, уборщик

Получение правил внутреннего распорядка в новом здании и ознакомление с ними всех сотрудников под роспись

Член рабочей группы

Подключение коммуникаций: сервера, мини-АТС

Системный администратор, телефонист

Проверка готовности: исправление неисправностей

День переезда: вынос, погрузка, перевозка в новый офис, разгрузка, доставка в помещение, распаковка мебели и техники, вещей первой необходимости

Обязательно контролировать весь процесс

Подключение оборудования и проверка исправности средств связи

Первый день после переезда

Оформление изменения адреса с учетом требований госорганов

После того как будут подписаны документы на аренду (после переезда)

Распаковка, расстановка вещей (архивов, книг, канцелярских принадлежностей); оформление офиса: грамоты, обучающие стенды, цветы; обустройство общих комнат — кухни, переговорной, приемной и т. д.

В процессе работы, не дольше, чем на протяжении 1 недели после переезда

Оформление офиса желательно провести в первую очередь, это поможет сотрудникам быстрее адаптироваться на новом месте

Затягивать непосредственно переезд более чем на двое суток нецелесообразно. Назначить его желательно на выходные дни (большими компаниями иногда практикуется переезд в ночное время). Если ваш выбор пал на темное время суток, помните, что грузчики ночью работают по более высокому тарифу. Если переезд может затянуться, лучше нанять две бригады грузчиков, которые могли бы сменять друг друга, поскольку после восьмичасовой работы производительность труда любого человека, несомненно, снижается.

Как быть с коммуникациями (телефоны, Internet и пр.)?

проверить возможность подключения сети на новом месте;

утвердить и подписать договора по установке коммуникаций, обеспечить своевременную предоплату за подключение;

выбрать телефонные номера, перенести имеющиеся телефонные линии (если подключение новых по техническим причинам невозможно). Упростить работу по определению телефонов и налаживанию сети могут помочь предыдущие арендаторы (если получится выйти с ними на связь). Такое знакомство принесет несомненную пользу: вы получите объективную информацию о коммуникациях и их качестве, да и вообще обо всех плюсах и минусах офиса, в котором вам предстоит работать (так как не в интересах хозяев здания показывать плохие стороны офиса, если такие существуют).

Что еще нужно учесть при аренде офиса?

Особое внимание следует уделить:

электросети, какая у нее максимально возможная нагрузка в амперах (во избежание сбоев в работе);

электропроводке, размещению в комнатах розеток, выключателей, наличию осветительных приборов;

расположению и возможности расширения коммуникационных сетей;

наличию санузла с исправной сантехникой;

наличию холодной и горячей воды (качество воды);

наличию подсобных помещений для хранения архивов или других вещей;

наличию грузового лифта для перевозки имущества (если административное здание).

Принятие решения о привлечении специальной компании-перевозчика к вашему переезду зависит от возможностей компании, ее размеров.

На рынке представлено множество компаний, предлагающих широкий спектр услуг по комплексному переезду офиса. В него обычно входит: разборка-сборка, упаковка, вынос и транспортировка мебели в новый офис, страхование имущества, предоставление транспортных услуг с грузчиками, расстановка мебели, вывоз мусора. Особое внимание при выборе такой фирмы следует обратить на ее опыт в данной сфере. Обязательно просмотрите отзывы клиентов, которые пользовались ее услугами, поинтересуйтесь наличием скидок, собственных грузовых автомобилей.

Главный недостаток — комфорт стоит денег. Поэтому перевозчики могут выставить вам достаточно большой счет. Чтобы хоть как-то его уменьшить, проведите мониторинг ценовой политики различных компаний и не бойтесь договариваться о скидке. Обращайте внимание на детализированный список предоставляемых услуг, так как стоимость отдельных позиций может быть необоснованно высокой. В таком случае целесообразней отказаться от них или же привлечь других специалистов.

Первое, что нужно сделать, — это провести ревизию и выбросить все ненужное. Далее создайте инициативную группу среди сотрудников компании — работа найдется для всех, главное — желание! Обязательно назначьте ответственного за подготовку и переезд в каждом отделе или подразделении. Для всех определите конкретный объем работы.

Подготовив весь инвентарь для упаковки, можно приступать к работе. В обязательном порядке следует маркировать все вещи и коробки во избежание потери. Старайтесь упаковывать все рационально и компактно: книги к книгам, канцтовары к канцтоварам и т. д. Все, что было принесено на работу из дому, лучше заранее унести обратно домой. Что касается оргтехники, все шнуры от нее нужно положить в коробки вместе с ней, это поможет при распаковке быстрее найти все необходимое для подключения техники.

Пусть работники все архивы заранее сдадут на хранение секретарю или делопроизводителю так будет надежней.

Перевозка мебели — самая громоздкая часть переезда. Ее можно перевозить как в разобранном, так и собранном виде. Если выбрали первый вариант, желательно вызвать специалиста-мебельщика, который правильно все разберет, упакует и сложит. Оплата за услуги такого рода определяется за каждую единицу товара в отдельности, а специалиста можно найти в любой мебельной фирме. Есть свои минусы: расходы могут быть достаточно большими, да и частая разборка-сборка (возможно, это не последний переезд) не наилучшим образом сказывается на мебели.

Если вы решили не разбирать мебель, ее все равно нужно подготовить к транспортировке: со шкафов снять стекла и обвернуть плотным картоном, тумбы закрыть на ключ, обернуть картоном и заклеить ящики клейкой лентой, стулья обернуть полиэтиленовой пленкой и подписать.

Будет правильным вначале перевезти большую тяжелую мебель, а уж затем — все остальное.

Сотрудников нужно разделить на две группы. Одни курируют работу в старом офисе, другие — в новом: показывают, где выгружать и что куда ставить.

Правилом хорошего тона является уборка старого офиса после переезда. Поэтому позаботьтесь и об этом.

Переезд, организованный самостоятельно, сэкономит ровно половину суммы, которую придется заплатить компании по перевозке. Однако выбирать вам, поэтому запаситесь терпением и оптимизмом. Детальный план по переезду офиса поможет вам правильно скоординировать процесс и организовать работу. Желаем быстрого и качественного переезда в новый офис!

[youtube.player]

• С 30 марта режим самоизоляции действует для всех жителей Москвы независимо от возраста.
• Режим самоизоляции для всех жителей Подмосковья уже действует с 20:00 воскресенья, 29 марта.

• Москвичи с легкой формой течения COVID-2019, проходящие лечение на дому, по назначению врачей будут бесплатно получать антивирусные препараты. Доставку лекарств будут осуществлять скорая помощь, сотрудники поликлиник или волонтеры.
• Антивирусные препараты также будут бесплатно получать медики и другие специалисты, участвующие в борьбе с пандемией.
• Проездные билеты будут продлены тем пассажирам, которые выполнят требования властей и не будут совершать поездки в общественном транспорте с 28 марта по 5 апреля. Студенческие и школьные проездные будут продлены на месяц или более со дня окончания режима повышенной готовности.
• Потерявшим работу москвичам будет выплачена региональная компенсационная выплата. Общий размер пособия по безработице (стипендии) и новой выплаты составит в Москве 19,5 тыс. руб. в месяц, в Подмосковье — 15 тыс. руб. Она будет назначена автоматически, без заявлений.

В связи с карантином множество обязательств по договорам, очевидно, не будет исполнено: например, возможны срывы сроков доставки товаров по договорам поставки, арендаторы могут отказаться платить за арендуемые площади, если их использование стало невозможно в связи с режимом самоизоляции, и т.д., говорится в обзоре юридической фирмы Debevoise & Plimpton (есть у РБК). Сторона, ссылающаяся на обстоятельство непреодолимой силы по внутрироссийскому договору, может получить сертификат о форс-мажоре, выдаваемый Торгово-промышленной палатой соответствующего региона. Как отмечают эксперты Debevoise & Plimpton в обзоре, признание указами мэра Москвы факта наступления обстоятельства непреодолимой силы в связи с распространением COVID-19 само по себе не освобождает от необходимости исполнения обязательств по договору — сторона должна доказать, каким образом факт наступления форс-мажора повлиял на заключенный договор.

Что будет работать

Как будут выдаваться пропуска

Китай

В городе Ухань, где впервые была зафиксирована вспышка нового заболевания, жесткие карантинные меры действовали до конца марта. Город закрыли на въезд и выезд, не работал общественный транспорт. Жителям запретили выходить из дома без необходимости, за нарушение карантина власти предусмотрели уголовную ответственность. В марте власти Китая заявили о прохождении пика эпидемии и перешли к ослаблению карантинных мер. 28 марта в Ухане возобновило работу метро.

Италия

Крупнейшим очагом коронавирусной инфекции в Европе стала Италия. Первыми на въезд и выезд закрыли северные населенные пункты, где регистрировали наибольшее число пациентов. Позже жесткие ограничения ввели по всей территории страны. Перемещаться между городами можно только при наличии документально подтвержденной необходимости. В медучреждения допускают только пожилых и тех, кому нужна экстренная помощь. Закрыты учебные заведения и предприятия общепита. В аптеках и продуктовых магазинах покупатели обязаны соблюдать дистанцию не менее метра.

Великобритания

Германия

Гражданам запретили собираться больше чем по двое, а всем заведениям, предоставляющим услуги не первой необходимости велели закрыться, если они не могут обеспечить двухметровую дистанцию между посетителями.

США

Президент Дональд Трамп ввел режим ЧС 13 марта, при этом карантинные меры не были объявлены. В стране запрещено проводить мероприятия численностью более 50 человек, в отдельных штатах закрыты развлекательные заведения, в Калифорнии запрещено выходить из дома без необходимости. Трамп допустил возможность введения карантина в ближайшее время в штате Нью-Йорк, на который приходится около половины заболевших по всей стране.

[youtube.player]

Старый офис по самым разным причинам может стать недостаточно подходящим для комфортной работы успешной компании, и тогда возникает необходимость в переезде, к которому следует подходить со всей ответственностью. Любой переезд – это сложная задача, для решения которой необходимо воздержаться от спешки и необдуманных действий: нужно все тщательно спланировать заранее.

Организация переезда офиса – это трудоемкий, но важный процесс, требующий детально продумать все будущие действия, направленные на перевозку документов, оргтехники и мебели. И самое важное в этом деле – транспортировка вещей, которую лучше доверить профессионалам. Но поговорим обо всем по порядку.

• Этапы организации переезда в новый офис
• Как перевозить офисную мебель
• Как правильно организовать переезд офиса: подготовка
• Переезд офиса на новое место
• Какие проблемы могут возникнуть и как их избежать?
• Куда обратиться, если требуется организовать переезд офиса?

Этапы организации переезда в новый офис

Почему важно правильно составить план переезда в новый офис? Дело в том, что такая процедура имеет множество сложностей и подводных камней, без учета которых вы можете столкнуться с различными проблемами, способными нанести ущерб компании и ее сотрудникам. При перевозке документов и мебели можно и нужно пользоваться услугами профессионалов, однако они вовсе не всемогущи, поэтому некоторые работы придется выполнять самостоятельно.

Итак, предварительно нужно разобраться в этапах переезда, которых насчитывается всего четыре:

1. Принятие решения. Вам нужно принять решение о переезде, а также заранее определить, какие профессиональные услуги потребуются.
2. Подготовка. Все имущество необходимо предварительно подготовить и упаковать.
3. Перевозка. Упакованные вещи погружаются в грузовые транспортные средства и доставляются по месту назначения.
4. Установка. Остается обустроиться на новом месте, расставить мебель и технику, и можно возобновлять работу коллектива.

Как перевозить офисную мебель

Новый офис может придать вашему коллективу новые силы, обеспечить сотрудникам уверенность в завтрашнем дне, в том, что они работают в успешной, развивающейся компании, в которой делается все возможное, чтобы работники чувствовали себя уютно и комфортно во время исполнения своих повседневных обязанностей.

При этом переезд может и негативно отразиться на настроениях в коллективе, если он будет плохо организован. В первую очередь, владельцу компании необходимо отказаться от мысли использовать труд своих работников при переезде. Каждый специалист должен заниматься только своим профессиональным делом. Если заставить программиста грузить мебель, он может решить, что такая компания ему не очень-то и нужна. Более того, он не сможет столь же качественно справиться с возложенными на него задачами, как профессионал, знающий, как правильно обращаться с офисной мебелью и оргтехникой.

Почему нужно обращаться к профессионалам для перевозки мебели при офисном переезде, а не использовать своих сотрудников:

• погрузочно-разгрузочные работы требуют больших физических усилий, к которым могут быть не готовы офисные работники;
• имидж руководства может сильно пострадать;
• потеря рабочего времени;
• возможен срыв сроков перевозки;
• возможна порча мебели из-за недостатка опыта и навыков в перевозке.

Профессионалы помогут правильно организовать переезд офиса, они подскажут, какой транспорт лучше всего использовать для переезда, а от этого напрямую будет зависеть как скорость перевозки вещей, так и общая сумма затрат на транспорт.

Кроме того, помощь опытных людей будет просто неоценимой при необходимости:

1. Разобрать мебель. Некоторую мебель в офисе лучше предварительно разобрать, чтобы правильно и быстро ее перевезти. Если разборка будет вестись собственными силами, то есть вероятность, что рядом не окажется нужных инструментов или вовсе вещи будут повреждены.
2. Подготовить мебель к перевозке. Специалисты отлично знают, как работать с упаковочными материалами. Они упакуют мебель так, чтобы в процессе перевозки с ней ничего не произошло.
3. Уложить в транспорт мебель при офисном переезде. Профессионалы способны быстро и качественно загрузить мебель таким образом, чтобы в один автомобиль вместить максимальное количество вещей и не повредить их.

Дополнительным плюсом обращения в профессиональную компанию будет и то, что специалисты оказывают комплексные услуги. Вы сможете в одном месте заказать транспорт и услуги грузчиков, а также профессиональные консультации по вопросам переезда, чтобы организовать все максимально правильно.

Как правильно организовать переезд офиса: подготовка

Разобравшись в том, что помощь профессионалов нужна, чтобы безопасно и эффективно перевезти офис, можно переходить непосредственно к планированию. Итак, в процессе подготовки рекомендуется:

1. Спланировать расстановку мебели и оргтехники на новом месте. При планировании нужно учитывать габариты помещений и их назначение.
2. Решить вопросы перемещения вещей в старом и новом офисе. Нужно заранее разобраться в возможностях лифтов, согласовать с администрацией бизнес-центра использование лифтов и запасных выходов и т.д. В некоторых случаях переезд возможен только в определенные часы и по предварительному согласованию с администрацией офисных зданий.
3. Промаркировать мебель и другие вещи. Маркировка позволит выполнять погрузку и разгрузку, а также расстановку мебели в правильном порядке. Это экономит не только время, но и деньги.
4. Собрать документы. Представителям администрации и служб безопасности офисных зданий зачастую требуются подтверждающие документы о переезде между вами и перевозчикам, чтобы не препятствовать проводимым работам.
5. Убедиться в отсутствии долга перед владельцами старого офиса. При наличии любых, даже минимальных задолженностей за аренду помещений или коммунальные услуги, вывезти офис из старого здания не получится.
6. Позаботиться о наличии прямой связи с представителями офиса и перевозчиком. Под рукой всегда должен быть телефон для оперативной связи со всеми ответственными лицами, чтобы быстро решать любые вопросы по переезду офиса.

Такая подготовка дает возможность избежать многочисленных сложностей и задержек.

Переезд офиса на новое место

После завершения подготовительных мероприятий можно переходить непосредственно к переезду, который также имеет индивидуальные особенности и тонкости, без учета которых транспортировка может существенно затянуться.

Конечно, обращение к профессионалам по переездам позволяет максимально упростить задачу, однако и сотрудникам перевозимой компании будет чем заняться. Что нужно:

1. Назначить ответственных. В старом и новом помещениях обязательно должны присутствовать ваши представители, которые будут выполнять роль дежурных. Они должны располагать планами расстановки мебели, списками всех перевозимых вещей и контактами сторонних компаний. В некоторых случаях одного дежурного на объекте может быть недостаточно, тогда в помещениях оставляют по 2 или даже 3 сотрудника.
2. Подготовить новое помещение. Желательно в новом офисе оставить указатели, по которым служащие мувинговой компании смогут понять назначение различных комнат, а также места, где оставлять мебель и технику.
3. Грамотно контролировать работу грузчиков. При организации переезда офиса важно не только контролировать работу мувинговых рабочих, но и не мешать им. Не нужно оставлять слишком много наблюдателей, они скорее создадут дополнительные сложности для переезда, чем помогут.
4. Не оставлять важные документы. Если в офисе находятся документы или вещи особой ценности, то об их сохранности следует позаботиться дополнительно. В идеале вы можете оставить их в закрытом кабинете руководства и доверить ключ только одному человеку.
5. Организовать место для хранения находок. Здесь грузчики и сотрудники смогут оставлять вещи без маркировки и опознавательных знаков. Если что-то потеряется при переезде, можно будет проверить наличие утерянных вещей здесь.
6. Сделать уборку. Уборка потребуется как в старом помещении, так и в новом. Если работы доверены профессиональной мувинговой компании, то ее сотрудники приведут оба офиса в порядок без посторонней помощи.

Сотрудничество с профессионалами дает возможность максимально упростить переезд, не думать о транспорте, о погрузочно-разгрузочных работах и т.д. Достаточно будет лишь контролировать работу представителей транспортной компании, чтобы все прошло успешно.

Какие проблемы могут возникнуть и как их избежать?

Как бы хорошо и тщательно не была выполнена организация переезда в новый офис, нельзя исключать вероятность возникновения разнообразных проблем. Однако их количество всегда можно минимизировать, если подойти к вопросу ответственно и следовать советам профессионалов.

Итак, специалисты в сфере офисных переездов рекомендуют следующее:

1. Тщательно выбирайте дату для переезда. В некоторые периоды времени, к примеру, в праздничные дни или в выходные, найти перевозчиков значительно сложнее, чем в другое время. В мувинговых фирмах в эти периоды поступает максимальное количество заказов. Кроме того, рекомендуется договариваться о переезде со всеми участниками за две недели или даже раньше.
2. Не планируйте вечерний переезд. Лучше всего перевозить офис в дневное или утреннее время. Это связано с тем, что к вечеру большинство грузчиков уже испытывают сильную усталость, они хуже сконцентрированы, могут допускать больше ошибок, способных привести к финансовым потерям.
3. Не выбирайте самых дешевых грузчиков и перевозчиков. Желание сэкономить свойственно каждому из нас, однако самая низкая цена по рынку должна вас насторожить: очень часто она может свидетельствовать о низком качестве обслуживания.
4. Изучите перевозчика, к которому хотите обратиться. Чем больше вы будете знать о нанимаемых специалистах для перевозки вещей, тем ниже вероятность того, что они преподнесут вам неприятный сюрприз. Обязательно изучите сайт компании и отзывы от клиентов. Не лишним будет также посещение офиса выбранного предприятия. Кроме того, никогда не сотрудничайте с перевозчиками без предварительного подписания договора, в котором должен содержаться пункт обо всех гарантиях для вас в случае порчи и утери вещей. Только самые ответственные компании готовы принимать на себя ответственность за ваши вещи, и именно с ними рекомендуется сотрудничать.

Куда обратиться, если требуется организовать переезд офиса?

Чтобы офисный переезд с перевозкой мебели прошел быстро и безопасно для ваших вещей и репутации, без услуг ответственного перевозчика не обойтись. Именно такой транспортной компанией является Livecargo. Мы на протяжении многих лет оказываем своим клиентам комплексные услуги в сфере грузоперевозок, гарантируем сохранность перевозимых грузов и соблюдение оговоренных сроков.

Нас выбирают многие представители бизнеса для перевозки офисов, так как Livecargo обеспечивает:

1. Своевременную подачу транспорта и грузчиков. Мы никогда не опаздываем к нашим клиентам.
2. Грамотную маршрутизацию. Выбираем оптимальные маршруты доставки грузов, чтобы сберечь ваше время и деньги.
3. Большой выбор транспортных средств. Livecargo располагает обширным автопарком грузовых транспортных средств, среди которого можно выбрать оптимальную технику под ваши индивидуальные нужды.
4. Страхование. Мы страхуем перевозимые грузы, поэтому вы гарантированно не потеряете деньги.
5. Отслеживание грузов. Вы можете в режиме реального времени следить за транспортом и знать, когда автомобиль прибудет по месту назначения.

Обращайтесь в компанию Livecargo по телефону +7 (495) 665-82-72 – мы поможем перевезти офис безопасно, быстро и надежно.

[youtube.player]