Документ и его функции шпоры

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

Изучение документа как сложного объекта предполагает выявление всех его отличительных свойств и признаков.

Свойства документа:

1) Атрибутивность – это наличие в документе как в целостной системе двух взаимосвязанных слагаемых: информационной и материальной. Информационная слагаемая документа – это содержание (мысли, идеи), материальная - это форма, которая служит для закрепления и передачи информации (носитель фиксированной информации).

2) Полифункциональность – это сочетание в документе сразу нескольких функций, которые взаимосвязаны между собой. Роль каждой функции различна и может изменяться во времени.

3) Структурность – это тесная взаимосвязь составляющих документ элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внутренних и внешних изменениях. Каждый документ обладает определенной структурой, а документы одного вида имеют типовую структуру.

Признаки документа:

1) Наличие смыслового содержания. Содержание документа заключает в себе выделенную с определенной целью и по определенному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С наличием этой информации связаны определенные отношения или юридические последствия.

2) Стабильная вещественная форма. Она обеспечивает долговременную сохранность документа, возможность многократного использования и перемещения информации в пространстве и во времени. Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных и организационной формы структуры представления информации.

3) Предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документы изначально предназначены для хранения и передачи информации о процессах, происходящих в обществе, во времени и пространстве.

4) Завершенность сообщения. Незавершенное сообщение не может быть полноценным документом.

Функции документов можно условно разделить на три блока:

1) информационные функции:

– информационная функция – в любом документе происходит материализация информации с целью ее использования и передачи во времени и пространстве. Документы обладают определенной информационной емкостью, т.е. характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется полнотой, оптимальностью и актуальностью информации;

– социальная функция – каждый документ возникает в силу определенной общественной потребности, а, следовательно, несет в себе информацию о процессах, происходящих в обществе, т.е. социальную информацию, характеризующую социальные отношения в обществе, уровень его технического развития, личность в ее социальных аспектах.

– политическая функция – некоторые документы несут в себе информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах.

– коммуникативная функция – передача информации во времени и пространстве между индивидуумами в обществе или между различными элементами общественной структуры. Обмен информацией может быть: односторонним – с помощью документов, ориентированных в одном направлении (сверху вниз), двусторонним – с помощью документов, тесно связанных между собой (договоры, служебная переписка и др.), многосторонним – через документы, рассчитанные на информирование всего общества (декларации, кодексы, законы).

2) функции, обеспечивающие процесс управления:

– управленческая функция – документы выступают как средство управленческой деятельности. Управленческие документы отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

– правовая функция – фиксация, закрепление и применение в документе правовых норм и правоотношений. Документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Существует две группы документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею (документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия, т.е. правовые акты органов государственной власти) и приобретающие ее на время (документы, которые могут быть предъявлены как доказательство в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления).

– учетная функция – с помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный – находят свое выражение в статистических, финансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информационно-справочных документах. Учетные документы могут быть первичными и сводными.

3) функции, носящие культурно-исторический характер:

– культурная функция – проявляется, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, моральных нормах, образе мышления, ценностных ориентациях общества.

– функция исторического источника – качество документа для исторической науки определяется точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа. Для этого анализируют форму и содержание документа, его происхождение, авторство, язык, материал, на котором он изготовлен.

- кино-, фото- и фонодокументирование.

Классификация документов

Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация позволяет вырабатывать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

Основные вопросы темы:

1. Документ как средство информации.

2. Свойства документированной информации.

3. Функции документа.

В рамках развития информационного законодательства осуществляется конкретизация видов и форм представления информации и информационных объектов при регулировании конкретных информационных отношений. Закон определяет сущность структуры информации взаимодействием двух форм ее проявления (выражения) – сведений и сообщений, которые хотя и дополняют друг друга, обладают принципиально разными свойствами. Сведения характеризуются идеальностью (относительной независимостью от материального носителя, информационной неуничтожаемостью, динамичностью (возможностью модификации) и способностью накапливаться.

Документ – массовое, наиболее распространенное средство информации. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В юридических справочниках под документом также понимают письменное свидетельство, доказательство; акт, удостоверяющий юридический факт (рождение, вступление в брак) или предоставляющий право на что-либо (диплом, завещание); любой письменный акт, имеющий юридическую силу или носящий личный характер; паспорт, удостоверение личности.

Документ – результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Носитель документированной информации– материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Основные признаки документа:

- наличие материального носителя информации;

- идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений (достигается путем присовокупления к содержательной стороне сведений данных, именуемых реквизитами, которые позволяют установить источник и назначение информации, время ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная цифровая подпись); реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения;

- возможность изменения форм закрепления информации (информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов, т.е. по существу, это возможность копирования информации).

Документированная информация – объект материальный, при определенных условиях ее можно относить к категории вещей и распространять на нее институт права вещной собственности. Но это вещь особого рода. Главное отличие от других вещей – двуединство информации и материального носителя, на котором она зафиксирована, из-за чего предъявляются особые требования к правовому режиму такой информации.

Научно-технический прогресс привел к появлению электронной документации. Специфика – человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе. Электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определенный промежуток времени.

Информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами.

- по средствам фиксации – на письменные (рукописные, машинописные, изданные типографским способом); графические (чертежи, схемы, планы, графики, рисунки и т.п.); фотокинодокументы; фонодокументы (фонограммы);

- по видам деятельности – на организационные, распорядительные, плановые, отчетно-статистические, финансовые, бухгалтерские, расчетно-денежные, по материально-техническому снабжению и сбыту, по внешней торговле и т.д.;

- по месту составления – на внутренние (составленные работниками данной организации) и внешние (поступающие от других организаций и физических лиц);

- по форме – на индивидуальные и типовые; - по срокам исполнения – на срочные (требующие исполнения в срок, установленный законом, инструкцией, приказом) и несрочные (для которых срок исполнения не установлен);

- по происхождению – на служебные (затрагивающие интересы организации, подразделения, группы работников) и личные (касающиеся конкретного лица);

- по срокам хранения – на документы постоянного, долговременно- го и временного сроков хранения.

2. Свойства документированной информации – качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями, а также с требованиями к документированной информации.

Обобщенная характеристика, свидетельствующая о степени полезности информации для потребителя – ее качество. Важнейшие показатели качества и одновременно свойства документированной информации: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищенность, ценность, эргономичность.

Релевантность (от англ. relevant- уместный, относящийся к делу) информации – способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.

Ценность информации – потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. Ценность информации может быть реализована только в рамках определенной информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими ее структурными элементами и блоками. Может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В управлении определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели.

Результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение. Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для ее источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную неопределенность, уменьшает вероятность достижения цели.

Полнота информации – оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на ее основе управленческих или иных решений. Документированная информация никогда не бывает полной, поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.

Информация может быть полезной и бесполезной. Полезность – ценность информации в конкретных условиях. Граница между понятиями полезности и бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации.

Достоверность документной информации – степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. Достоверная информация – сведения, не вызывающие сомнений. Связана с полнотой (но не сверхизбыточностью) информации. Достоверность зависит от источника ин- формации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создается человеком, постольку содержащаяся в нем информация всегда субъективна. Каждому конкретному документу присуща своя степень субъективности.

Проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным ее искажением – дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искаженной интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

Любая информация со временем информация устаревает. Поэтому важнейшим ее свойством является новизна. Понятие новизны относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника. С новизной связана своевременность информации, ее способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.

Защищенность – свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения ее со стороны других лиц.

Одно из свойств документированной информации – ее доступность, возможность получения потребителем.

Эргономичность – оптимальность формы или объема информации для конкретного потребителя.

Адекватность (определенность), т.е. соответствие отраженных в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределенности, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят свое выражение в объеме информации, ее внутренней организации, структуре.

Общие свойства, характеризующие информацию как правовую категорию: физическая неотчуждаемость информации от ее обладателя, содержательность и независимость форм предоставления сведений. Особые свойства гражданско-правового характера информации: обособляемость, тиражируемость, организационная форма (сюда же добавляют релевантность, указанную нами выше).

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 указывает и на такую характеристику документа как целостность, которая определяется его полнотой и неизменностью.

Основные требования к документной информации – юридическая сила, объективность, достоверность, своевременность.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическую силу придают документу необходимые реквизиты: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Объективная информация – непредвзятые, беспристрастные сведения.

Своевременность информации – фиксация информации в свое время, в нужный момент. Документ фиксирует информацию о фактах, явлениях и событиях в момент их происхождения или непосредственно после завершения.

Достаточная документная информация – строго необходимый (минимальный, исчерпывающий) объем сведений, максимально полно обеспечивающий конкретное использование содержащейся в них информации.

Юридическая сила электронному документу придается электронной цифровой подписью (ЭЦП) – аналогом собственноручной подписи. ЭЦП – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП (пин-кода) и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Условия, при одновременном соблюдении которых признается юридическая сила электронного документа:

• сертификат ключа ЭЦП не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент его подписания;

• подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе;

• ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ее ключа.

Информация подразделяется в зависимости от возможности свободного доступа к ней третьих лиц на общедоступную и необщедоступную (информацию ограниченного доступа). Критерием подобной классификации выступают мера важности и мера доступности тех или иных сведений. Причем следует иметь в виду, что абсолютно доступных сведений, в отношении которых установлен тот либо иной режим, не существует. Всегда есть фактические или юридические препятствия, затрудняющие доступ к определенным блокам сведений.

С развитием информационного общества все большее значение приобретают проблемы, связанные с защитой конфиденциальной информации. Понятие тайны в правовой науке не совпадает с понятием конфиденциальной информации, так как тайна одновременно означает и правовой режим информации. Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

По мнению некоторых специалистов, к конфиденциальной информации должна быть отнесена вся информация с ограниченным доступом, составляющая любой вид тайны (А. И. Алескенцев). Статья 16 Таможенного кодекса РФ выделяет информацию, составляющую государственную, коммерческую, банковскую или иную охраняемую законом тайну, а также конфиденциальную информацию (информацию, не являющуюся общедоступной и могущую нанести ущерб правам и охраняемым законом интересам предоставившего ее лица).

Виды конфиденциальной информации: государственная, коммерческая, личная и семейная, служебная и профессиональная тайна, которая, в свою очередь, имеет ряд разновидностей. Правовой режим большинства из указанных видов конфиденциальной информации полностью не разработан.

По степени конфиденциальности (степени ограничения доступа) в настоящее время можно классифицировать только информацию, составляющую государственную тайну. Государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Помимо содержания, документ должен иметь метаданные, отражающие операции деловой деятельности, или быть постоянно связанным или объединенным с ними. При этом:

• структура документа, т.е. его формат и взаимосвязи между составляющими документ элементами, должна оставаться неизменной;

• в документе должен быть отражен контекст его создания, по- лучения и использования (в том числе процесс деловой деятельности, частью которого является данная операция, дата и время данной операции и ее участники);

• должны быть представлены связи между отдельными записями, составляющими в совокупности документ.

3. Социальная природа документа тесным образом связана с функциями документа. Под функцией (от лат. functio – исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них.

Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, т.е. многофункциональна, постольку и документ также полифункционален.

Совокупность функций является средством достижения цели и реализации задач, для решения которых документ предназначен. Функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.

Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой, поэтому изучение их возможно только с помощью обще- научного метода абстрагирования, т.е. мысленного разграничения и временного выделения каких-либо отдельных функций.

Функции документа можно разделить на общие и специфические, функции первичного и вторичного порядка, а также на явные и скрытые (латентные).

Особые функции документа:

• информационная (фиксация и сохранение информации);

• социальная (обеспечение социальных потребностей, выполнение важных общественных задач);

• культурная (закрепление и передача культурных традиций);

• коммуникативная (обеспечение связи между отдельными элементами общественной структуры, людьми).

Передача информации охватывает все уровни социальной системы и различных ее подсистем. Она может быть интерактивной, т.е. вестись в диалоговом режиме; может осуществляться в одном направлении: сверху – вниз или снизу – вверх. Соответственно возникают и различные категории документов:

• двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.);

• многостороннего действия, рассчитанные на информирование всего общества (например, Всеобщая декларация прав человека);

• документы, ориентированные сверху вниз, т.е. от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному (законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции и т.д.); документы, ориентированные снизу вверх – от исполнителя и подчинённого к руководителю (жалобы, донесения, докладные записки, рапорты и т.д.).

Возникновение и широкое распространение в последние десятилетия компьютерных, телекоммуникационных и космических сетей связи и передачи информации резко увеличили скорость и объемы передачи информации и, как следствие, коммуникативные возможности документа.

Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована. Поэтому сохранение информации является одной из важнейших функций документа. Не случайно реализацией этой функции (наряду с другими) занимается значительное число специальных учреждений и организаций – архивов, информационных центров, музеев, библиотек и др. Специфические функции документа:

• управленческая (обеспечение организации системы и процессов управления);

• правовая (закрепление и изменение правовых норм и правоотношений в обществе);

• функция исторического источника (отражение исторических сведений о развитии общества).

Деятельность человека во все времена представляла собой системный процесс, направленный на достижение определенных целей. При этом деятельность человеческая существенно отличается от животной. Поведение наших меньших братьев в большинстве случаев координируется только инстинктами. В свою очередь, человек работает на основе сознания, путем обработки информации. С течением времени человеческое мышление претерпевало изменение. Это существенно повлияло на способы и методы обработки, фиксации информации. В данных аспектах появилось большое количество формализма.

Помимо того, весомый вклад в механизм человеческой работы с информацией внесло развитие государственного строя и, конечно же, право. Все представленные факторы привели к тому, что одним из главных источников фиксации информации и её отображения стали документы. Многие люди ошибочно полагают, что документами называются лишь письменные источники каких-либо ведомостей. Это далеко не так, потому что представленный способ фиксации информации имеет более широкое значение, а также большую систему функций, о чем пойдет речь далее в статье.

Общее понятие документа

Многие термины существуют на сегодняшний день в доктринальных суждениях и законодательстве. Такая двойственность является позитивным фактором, так как она позволяет вывести наиболее точные и грамотные понятия. Что касается документа, то его значение также существует в нескольких вариациях. Наиболее упрощенный доктринальный вариант говорит о том, что документ – это материальный объект действительности, в котором содержится определенного рода информация. То есть термин характеризует носитель каких-либо ведомостей. Но существуют также иные способы трактовки понятия.

Законодательная формулировка

Значение документа в положениях действующего законодательства является более широким. Согласно нему термином характеризуется носитель информации любого вида, имеющий установленные реквизиты и предназначенный для воспроизведения и передачи определенных ведомостей.

Как мы видим, формулировка такого рода существенно расширяет понимание документа. Потому что она дает описание необходимых элементов подобного носителя информации, которые позволяют считать его таковым.

Основные признаки документов

Учитывая все представленные выше понятия, можно вывести ключевые особенности носителей информации. При этом нужно отметить тот факт, что ключевые признаки исходят от законодательной трактовки представленной в статье категории, так как она является основной в силу наличия исключительного юридического значения. Таким образом, к основным признакам документа относятся следующие:

• материальная форма;
• возможность закрепления информации любого рода (звуковой, речевой, изобразительной и т.п.);
• наличие определенного автора;
• наличие обязательных элементов оформления (реквизитов);
• юридическое значение.

Таким образом, документ является важной частью человеческой жизнедеятельности. Поэтому категория подразделяется на большое количество видов, а также имеет ряд важных функций.

Что собой представляют функции документа?

Практически все существующие на сегодняшний день предметы, явления, научные категории каким-либо образом используются. То есть само их создание было реализовано для чего-то. Документы в данном случае не являются исключением. В повседневной жизни каждого человека они отыгрывают достаточно значимую роль. Таким образом, функции документа – это целевое или же фактическое назначение категории, которое является его неотъемлемой характеристикой вне зависимости от волевых предпочтений автора. При этом нужно отметить, что каждый документ является многофункциональным по своей сути. Это говорит о том, что категория используется в различных отраслях человеческой жизнедеятельности.

Общий блок целевых назначений

Как правило, ученые выделяют три классические функции, выполняемые документами всех видов и типов. Данные назначения показывают общую цель, ради реализации которой представленная в статье категория была выведена.

• Информационная функция документа является ключевой. Именно она обуславливает потребность существования категории для хранения, передачи и воспроизведения разной по своему типу информации.
• Социальная функция документа подчеркивает его исключительную важность для общества. Иными словами, категория не только координирует социальные отношения, но еще и порождает новые. Таким образом, документ занимает важное место в обществе и государственной деятельности.
• Коммуникативная функция свидетельствует о том, что документ является своеобразным примером людского взаимодействия. С его помощью происходит ускоренный обмен информацией любого типа.

Существуют также иные, более узкие по своей специфике направления действия категории. Таковыми являются функции документа в управлении, организации, культуре и юриспруденции.

Функции документов специального характера

Итак, мы рассмотрели основные функции документов общего блока. Но существует также ряд иных назначений категории, которые проявляются далеко не всегда. Их существование обусловлено определенными юридическими фактами. Специальные функции документа имеют в своей системе шесть основных направлений.

• Наиболее часто встречаемой является управленческая функция. Её существование обуславливает факт того, что документ – это одно из средств или методов управления или же координации конкретной деятельности. Носители информации в данном контексте имеют вид распоряжений.
• Организационная функция документа говорит о том, что категория способна устанавливать и упорядочивать конкретные действия всех без исключения участников правоотношений.
• Общекультурная функция показывает исключительную важность категории для общества. Потому что в документах сохраняется, а потом передается множество культурных позиций, норм, обрядов, ритуалов и т.п.
• Похожей на культурную является историческая функция. Она позволяет передавать ведомости о современности всем грядущим поколениям.
• Правовая функция документа представляет собой возможность категории быть источником права. Но данный тезис применим далеко не ко всем существующим носителям информации. Потому что правовая функция документа присуща исключительно нормативным актам.

Таким образом, представленные функции реализуются многими современными документами. Исключением являются целевые направления, которые характеризуют специальные виды документов.

Классификация носителей информации

Виды и функции документов – это ключевые аспекты, которые необходимо рассматривать в процессе изучения категории. Целевое назначение носителей информации мы уже рассмотрели, поэтому можно уделить внимании их классификации. Следует отметить, что весь массив документов можно разделить на множество групп, основываясь на совершенно разных факторах. Таким образом, на сегодняшний день классификация происходит на основе следующих моментов:

• происхождение носителя информации;
• число разрабатываемых в нем моментов;
• степень ограниченности ознакомления;
• способ непосредственного документирования.

Представленные группы являются основными. Поэтому для более детальной разработки упомянутой в статье категории классификации нужно анализировать в отдельности.

Фактор происхождения

Документом, как мы понимаем, является далеко не каждая бумага с надписями. Чтобы приобрести свой статус, документ проходит процедуру создания и заверения уполномоченными лицами. При этом носитель информации должен содержать обязательные реквизиты. Однако документ вполне может исходить непосредственно от человека. Поэтому носители согласно данной классификации делят на личные и официальные. Первые из них появляются в процессе обычной жизнедеятельности. Официальные документы выдаются уполномоченными на то субъектами. К подобным можно отнести юридически значимые носители. При этом функции нормативных документов будут обусловлены как общей доктриной, так и действующими правовыми рамками.

Виды согласно числу анализированных вопросов

Если в документе есть алгоритм решения какой-либо одной ситуации, значит, он является простым. То есть уникальных правовых последствий в этом случае не будет. Однако если документ затрагивает несколько вопросов, то он является сложным. Как правило, подобные носители информации встречаются в служебной деятельности и выдаются в форме приказов, протоколов, постановлений и т.п.

Классификация по способу документирования

Достаточно важным фактором является способ создания документа. Как уже было указанно ранее, в большинстве случаев документом признается написанный на бумажном листе текст, наделенный определенными реквизитами. Но в теории можно встретить такой институт, как функции электронного документа. В данном случае возникает вопрос о том, что собой представляет подобный носитель информации.

Следует отметить, что электронный документ не является единственным видом. На сегодняшний день существуют текстовые, рукописные, машинописные, фотодокументы, видеодокументы и т.п. Данный список не является исчерпывающим, потому что новые виды носителей появляются вследствие эволюции человеческих отношений.

Степень ограниченности доступа

Существуют документы, информация внутри которых является ограниченной в силу каких-либо важных причин. Поэтому в Российской Федерации создана градация степеней секретности. Каждый уровень ужесточает критерии допуска для ознакомления с документом. Таким образом, выделяют следующие виды подобных носителей информации:

• секретные;
• для служебного пользования.

Заключение

Итак, мы попытались рассмотреть виды, а также основные функции документа. Стоит отметить, что в скором времени тип подобных носителей информации и сам принцип их использования существенно изменятся, потому что человечество неустанно идет вперед в своем прогрессе.