Документирование и делопроизводство шпоры

работа содержит ответы на вопросы по курсу "Делопроизводство".

Ответы.doc

Организационные документы - это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.

Организационные документы

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами.

Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в том числе должностными, правилами.

Формуляр организационного документа:

постоянные реквизиты "единого" бланка:

эмблема; наименование организации; наименование вида документа (УСТАВ или ПОЛОЖЕНИЕ или ИНСТРУКЦИЯ или ПРАВИЛА);

переменные реквизиты "единого" бланка:

дата; регистрационный номер; место составления или издания документа; заголовок; текст; отметка о наличии приложения 2; подпись; гриф согласования или визы; гриф утверждения; печать.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др.

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

— обеспечение юридической силы документа

(юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления);

— создание условий для оперативного исполнения документов;

— возможность оперативного поиска документа;

— возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства оргтехники.

— обеспечение качественного внешнего вида документа.

Распорядительные документы

Основное назначение их регулировать и координировать деятельность, что позволяет руководству осуществить постановленные перед ним задачи, получать максимальный эффект от своей деят-ти.

Эти документы могут касаться совершенствования организационной структуры, определение или корректировки средств и способов осуществления основной деят-ти, обеспечение организации различными ресурсами.

Они содержат решения идущие сверху вниз по системе управления.

Их адресатом является конкретное учреждение, структурные подразделения, должностные лица или работники.

Распорядит. Док-ты ИЗДАЮТСЯ по инициативе руководителя в пределах их полномочий и компетенции, чтобы выполнить задачи возложенные на организацию

В СОСТАВ ВХОДЯТ: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения.

Составление и оформление распорядительных документов

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: "постановляет" ('постановил") - в постановлении; ''решает" <"решил') - в решении; "предлагаю" - в распоряжении; "приказываю" - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.

Постановление — это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Решение — это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой — на основе единоначалия.

Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

Различаются приказы по основной деятельности и личному составу.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

складывается из следующих стадий:

1. Изучение управленческого вопроса
2. Подготовка проекта распоряд. докум.- это может быть поручено 1му лицу или нескольким исполнителям, возможно даже создание спец. Рабочей группы. ОСНОВНОЕ ТРЕБОВАНИЕ: достаточная компетентность, знание вопроса, профессионализм Подготовка проекта требует сбора необходимой информации, для этого используется информационно-справочн. док.- отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебная переписка.

Изучив эти материалы и получив полную ясность по сущ-ву вопроса, четко определив цель издания докум. Приступают к составлению его проекта . Самое трудное сформулировать основные положения конкретного решения.

1. Согласование документа. Заинтересованными учреждениями, а также со структурными подразделениями или должностными лицами , кот. он касается. Осущ-ся путем визирования или проставляется грифом согласования. Согласования проводит структурное подразделение или лицо кот. готовило проект этого документа. Визы или гриф согласования проставляют на первом экземпляре док. В случае несогласия пишут мотивированное заключение.
2. Подписание документа ,перед этим докум. необходимо тщательно выбелить.
3. ·регистрация распорядительного документа;
4. ·доведение распорядительного документа до исполнителей.

организационно- распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно- распорядительной документации. Организационно- распорядительная документация является наиболее широко используемым видом документации.

Организационно- распорядительные документы (ОРД) условно подразделяются на три группы:

Деятельность любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего – это организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие. В целях решения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа – распорядительные документы. Третья группа - справочно-информационные документы - включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.

К информационно-справочным документам относят справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, протокол, телеграммы и др. Они имеют вспомогательный характер по отношению к организационно- распорядительной документации. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Справка – это документ оперативной информации. Cоставляется справка с целью описания и подтверждения каких-либо фактов и событий. Жестких требований к написанию справки не существует, она составляется в произвольной форме, оформление справки осуществляется на листе форматом А4 либо на специальном бланке.

Обязательными реквизитами справки являются:

наименование адресата; наименование документа (Справка); дата и номер справки;

место (город) составления справки; заголовок к тексту (для некоторых видов справок – о наличии материалов); текст справки; подпись.

2. Способы унификации текстов документов. стандартизация – процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон. Унификация – один из методов стандартизации, - приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Современный служебный документ – это прежде всего письменный текст, зафиксированный средствами графики язык слов. По способу синтаксической организации речи и ее пространственно-графического оформления тексты могут иметь вид традиционной линейной записи связной речи (сплошной текст); трафарета (линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией; это уже формализованный текст – в нем заранее предусматриваются и типовая ситуация, в пределах которой будет использован служебный документ, и языковая форма, в которой эта ситуация отображается); анкеты (перечень заранее подготовленных вопросов и место, оставленное для ответа; текст располагается по вертикали); таблицы (совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и заключенных в графы по вертикали и горизонтали). Допускается в одном документе сочетать разные виды текстов. Трафареты, анкеты, таблицы являются одним из главных способов унификации формы служебных документов. Унификация оправдана прежде всего с экономической стороны: составление унифицированного текста требует меньших затрат труда и времени. Составитель документа, работая по образцу, получает возможность сосредоточить внимание на важнейших, нестандартных аспектах информации. Важна и психологическая точка зрения – по данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в 10 раз интенсивнее, чем неунифицированный – есть возможность быстро обратить внимание на ключевые моменты. Да и с технической точки зрения – унификация текстов упрощает и удешевляет использование электронной техники, компьютеров. И, наконец, система ГОСТов закрепляет требования к содержанию документа – его объему, внутренней структуре и т.д.; образцы общей формы документов – состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.п.; требования к языку документов.

Еще одна классификация документов:

¨ По способу фиксации информации (письменные, графические, фото-, видео-, аудио-, кинодокументы, а также на разнообразных машинных носителях);

¨ По содержанию или роду деятельности (организационно-распорядительные, плановые, бухгалтерские и т.п.);

¨ По назначению (приказы, положения, протоколы, уставы, акты, отчеты, письма, заявления…);

¨ По видам (типовые, т.е. обязательные к применению в определенной области; примерные, трафаретные, индивидуальные…);

¨ По степени сложности (простые, т.е. посвященные одному вопросу и решаемые в одном подразделении; и сложные – содержащие ряд проблем);

¨ По месту составления (входящие, исходящие и внутренние);

¨ По срокам исполнения (срочные и несрочные);

¨ По сфере действия (служебные, или деловые; и официально-личные – с указанием конкретного лица);

¨ По степени гласности (обычные – без ограничения доступа; и с ограничением доступа – секретные, для служебного пользования, содержащие коммерческую тайну, конфиденциальные);

¨ По юридической силе (подлинники обладают полной легитимностью, если подписаны должностным лицом, подпись которого заверена оттиском печати; копии, отпуски – по существу, это второй экземпляр оригинала, подписанный руководителем и заверенный печатью; дубликаты, подложные);

¨ По степени полноты представленной информации (полные и выписки, т.е. копии части документа);

¨ По срокам хранения – в одну папку (дело) должны направляться документы, имеющие одинаковый срок хранения.

Классификации могут быть разные.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Она согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае структурных изменений разрабатывается новая номенклатура дел. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации и ее структурных подразделениях (если их несколько – составляется сводная номенклатура дел), штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов и указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.). В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела (обозначается арабскими цифрами: 02-03) состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения.

9. Этапы движения и порядок обработки документов. Движение документов внутри учреждения (документооборот) состоит из следующих этапов: учет, справочная работа, контроль, отправка и хранение документов. Главный принцип правильной организации документооборота – оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути, с минимальными затратами времени и труда на их обработку. Все входящие (поступающие в учреждения), исходящие (отправляемые) и внутренние документы находятся на учете в учреждении. Для учета, контроля и поиска документов проводится их регистрация: входящие – в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Для этого применяется единая регистрационная карточка. В учреждениях с небольшим документооборотом все документы регистрируют в журнале. На документе при его поступлении ставят регистрационный штамп – на нижнем поле первого листа с правой стороны. Он включает название организации, в которую поступил документ, дату поступления и регистрационный индекс. Индексация в делопроизводстве – это проставление порядковых (регистрационных) номеров и. например: документ имеет номер 02 – 10/125. Здесь необходимых условных обозначений на документах при регистрации, указывающих место их исполнения и хранения: 02 – структурное подразделение; 10 – номер дела, куда помещен документ; 125 – порядковый регистрационный номер. Регистрация проводится для учета, контроля и удобства поиска документа. Регистрационная система всего массива документов учреждения позволяет службе делопроизводства или секретарю небольшой фирмы, ведущему все делопроизводственное обслуживание, быстро навести справки о состоянии работы с любым документом и его местонахождении. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись в традиционной форме с помощью справочных картотек и в автоматизированном режиме с помощью компьютеров. Обычная ручная справочная картотека представляет собой картотечный ящик или несколько ящиков, если объем документов велик, в которых регистрационные карточки расставлены в определенной последовательности. Чаще всего разделами справочной картотеки бывают названия структурных подразделений или направления деятельности. Внутри разделов карточки удобно размещать по алфавиту. При регистрации заполняется такое количество одинаковых регистрационных карточек, какое имеется число картотек. Общий срок хранения карточек 3 года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены их новыми. Карточки на документы постоянного и долговременного хранения могут передаваться в архив учреждения, где используются при организации научно-справочного аппарата архива. Введение автоматизированных систем регистрации документов улучшили возможности информационно-справочного обслуживания. Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную –карточку документа. Справку можно выдавать как по исполненным документам, так и по еще находящимся в работе или по архивной базе данных. Обычно результаты поиска выводятся на экран и на печать в табличной форме. Компьютерные технологии позволили во много раз уменьшить время поиска необходимой информации по документам и самих документов, а также более эффективно вести автоматизированный контроль за исполнением документов. Законченные в делопроизводстве дела проходят подготовку (оформление) к хранению – отправке в архив учреждения или муниципальный.

12. Документация по личному составу. Это приказы о личном составе, личные дела, характеристики, анкеты и др. На каждого работника предприятия ведется личное дело, его состав:

¨ Внутренняя опись документов дела;

¨ Личное заявление о приеме на работу (и об увольнении);

¨ Личный листок по учету кадров (анкета);

¨ Заявления сотрудника о перемещениях;

¨ Представления руководства при перемещениях, выдвижениях, зачислениях в резерв;

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 17 Мая 2012 в 14:00, шпаргалка

Работа содержит ответы на вопросы по дисциплине "Основы делопроизводства".

Основы делопроизводства.doc

1 Основные термины делопроизводства

Делопроизводство это сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (или сфера деятельности, связанная с обработкой документов)

Документирование - фиксация информации на различных носителях по установленным правилам.

Носитель информации – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации.

В настоящее время наиболее распространенным носителем документационной информации является бумага. Наряду с ней широко используются ленты, диски.

Документ – определенным образом составленная, подписанная и заверенная деловая бумага, с помощью которой оформляются различные хозяйственно-финансовые операции, правовые отношения между организациями и отдельными гражданами.

Документы состоят из отдельных элементов, которые называют реквизитами.

Реквизит от латинского реквизитум – требуемое, необходимое.

Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа.

Каждый документ имеет свой набор реквизитов:

Документооборот – движение документов в организации с момента создания или получения до отправки или передачи на хранение.

Объем документооборота – количество документов, прошедших все операции работы с ними за определенный период времени (год, месяц, неделя, день).

Документопоток – совокупность движущихся документов и их маршрутов.

1 По месту образования:

- входящий (указы, инструкции вышестоящих организаций, письма и т.д.);

- исходящий (ответы н письма, распорядительные документы нижестоящим организациям);

2 По виду документов:

- управленческая документация (приказы, распоряжения, инструкции и т.п.);

- специальные системы документации (бухгалтерские документы, отчетные, справочные и т.п.).

2 ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Единство правил документирования обеспечивается применением следующих законодательных и нормативно-методических документов:

2 (ГСДОУ) Государственная система документационного обеспечения управления) - научно-упорядоченный комплекс правил, нормативных актов по ведению делопроизводства, начиная с момента создания или получения документа и до сдачи его в архив.

В основных положениях определяются задачи и функции служб ДОУ; порядок подготовки и оформления документов, а так же все этапы работы с ними (доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, хранение, передача в архив).

3 Унифицированная система документации (УСД) – это комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям.

В основе создания УСД лежит метод унификации.

Унификация документов – выявление и установление рационального состава форм документов (разработка новых и совершенствование имеющихся форм документов).

УСОРД включает в себя государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению.

4 Стандарт – документ, закрепляющий требования и правила составления и оформления документов

Установлены следующие категории стандартов

ГОСТ – государственный стандарт

РСТ – республиканский стандарт

ОСТ – отраслевой стандарт

СТП – стандарты предприятия – устанавливают правила и организацию делопроизводства на предприятии, определяют единую систему регистрации, учета, прохождения и контроля исполнения ОР документов.

5 Типовая Инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах (2000 г.) - Издана, как дополнение к ГСДОУ, поскольку ряд норм ГСДОУ устарел.

6 Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, 200 г.

7 Основные правила работы ведомственных архивов, 1986 г. (закрепляет систему хранения документов в делопроизводстве и архиве).

8 Классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (используется для разработки должностных инструкций.

3 Виды документов и их классификация

1 По содержанию:

- Организационные документы (устав, договор, положение, инструкция, штатное расписание);

- Распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения, решения)

- Справочно-информационные (акт, протокол, письмо, докладная записка, справка)

2 По способу фиксации информации:

- Письменные (созданы рукописным или машинописным способом);

- Графические (чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы);

- фото - кинодокументы (фотографии, съемка – используется в специальном делопроизводстве); Позволяют запечатлеть явления или объекты, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.

- Индивидуальные - личное заявление (создается один раз);

Трафарет – заранее отпечатанный текст с постоянной информацией и пропусками для заполнения информацией, которая меняется в зависимости от ситуации.

Типовой документ – документ, определяющий порядок работы предприятия (устав) или отдельных его сторон (типовой договор) и являющийся образцом для составления одноименных документов на предприятии.

Есть еще такое понятие как черновой документ.

Черновой документ – рукописный или машинописный документ с редакционными правками.

4 По виду оформления:

Подлинник документа – подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр, составленный в первый раз.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа или часть информации. Копия имеет юридическую силу только в том случае, если она заверена.

Факсимильная копия – второй и последующие экземпляры документа (устаревшее название отпуск).

Выписка – подписанная и заверенная копия части документа.

Дубликат – копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника (чаще всего выдается в связи с утратой документа).

5 По месту составления:

6 По степени сложности:

- Простые – содержащие один вопрос;

- Сложные – несколько вопросов;

7 По срокам исполнения:

8 По происхождению:

4 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА

01 Государственный герб РФ

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

Наносится типографским способом, может быть воспроизведен с помощью компьютера, реже штампа. Рекомендуемый размер изображения 2 * 2 см.

02 Герб субъекта РФ

Помещают на бланке документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ, если отсутствует государственный герб РФ. Порядок оформления такой же, как реквизита №1.

03 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Это графическое отражение основного направления деятельности предприятия, организации.

Помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации).

Не воспроизводится на бланке, если на нем помещен государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

Располагается над наименованием организации и центрируется относительно его или на одном уровне.

04 Код организации

Проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и присваивается Госкомстатом РФ при регистрации организации.

Код имеют все зарегистрированные организации, он подтверждает правомочность предприятия-автора документа.

Обязателен на формах официальных документов, представляемых в государственные органы.

Наносится либо типографским способом, либо печатается при составлении конкретного вида документа.

05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 Код формы документа

Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации при составлении конкретного вида документа, например:

ОКУД 0271110-приказы о приеме на работу.

Вышеперечисленные реквизиты 04, 05, 06, 07 располагают после справочных данных об организации (реквизит 09). На рисунке изображено расположение этих реквизитов на угловом бланке.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Тел. (095) 923-00-54,факс: (095) 923-23-60

ОКПО 02842708 ОГРН 1027700380795

08 Наименование организации

Располагается от границы левого поля (угловое расположение реквизитов) либо по центру бланка (продольное расположение реквизитов). Допускается центрировать элементы реквизита относительно самой длинной его строки.

Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах организации. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Сокращенное наименование организации приводится в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации и помещают в скобках ниже полного или за ним. Ниже приведено расположение наименования организации при использовании продольного бланка.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

Всероссийский научно-исследовательский институт

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 20 Января 2014 в 15:51, шпаргалка

Работа содержит ответы на вопросы для экзамена (зачета) по "Документационному обеспечению управления"

Otvety_na_zachet.docx

Носителем информации является - документ.

1. Каковы требования к управленческой информации?

К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.

1. Что включает в себя делопроизводство (документационное обеспечение управления)?

• организацию рационального документооборота;

• контроль исполнения документов;

• оперативное хранение документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный архив;

• последующее хранение документов в архиве.

1. Что такое делопроизводственная процедура?

Делопроизводственная процедура - специфическая операция с документом (создание, регистрация, поиск, хранение, использование), выполнение которой подчиняется установленным правилам и стандартам.

1. Что изучает документоведение?

Документоведение изучает закономерности исторического развития, носители, способы и средства документирования и работы с документами.

1. Определите понятие документиро вание?

Документирование – это процесс создания и оформления документа; запись информации на различных носителях по установленным правилам.

1. Определите понятие документаци онный менеджмент?

Документационный менеджмент – это система управления документацией организации и персоналом, несущим ответственность за работу с документами.

1. Определите понятие документная система (система управления документами)?

Документная система; система управления документами – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним в течение времени.

1. Что такое документооборот?

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

1. Какова цель и функции документов?

Цель документа – фиксация информации в структуре материального носителя для последующего использования. Зафиксированная информация обладает таким многообразием свойств, что их использование в практической деятельности позволяет наделить документ множеством функций.

Функции документа принято делить на общие (социальная, информационная, культурная и коммуникативная) и специальные (правовая, обучающая, познавательная, эстетическая, мемориальная, учетная, управленческая и релаксационная).

1. Какими свойствами обладают документы?

Документ обладает свойствами, которые подразделяются на три категории: сущностные, эксплуатационные и ценностные.

1. Перечислите виды классификации документов?

По типу носителя: бумажный, технический, оптический.

По способу и средствам документирования: текстовый, технический, кинодокумент, видеодокумент, фотодокумент, фонодокумент, документирование с использованием ЭВМ и оргтехники.

1. Каково основное назначение службы ДОУ в организации?

Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами

1. Назовите основную цель и направления деятельности (задачи) службы ДОУ?

• служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, их согласования, контролирует исполнение документов, ведет справочную работу по документам, в т. ч. по заданиям руководства, выполняет другие поручения руководства;

• это вызывает соответствующее отношение к документации со стороны других подразделений, которые, как это нередко бывает, воспринимают требования службы ДОУ в отношении организации работы с документами как необоснованные или несущественные.

В зависимости от размера, особенностей и специфики деятельности организации функции службы ДОУ могут быть возложены на иное структурное подразделение (отдел, группу и т.п.) или специально уполномоченное должностное лицо.

1. Какие структурные подразделения може т включать служба ДОУ в крупной организации, каковы их функции?

Секретариат осуществляет информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов), которое включает:

• планирование рабочего дня руководства организации;

• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу (рассмотрению) руководству организации поступивших в организацию документов;

• составление и оформление документов по заданиям руководства организации;

• аналитическую работу по документам по заданию руководства организации;

• организацию телефонных переговоров руководства организации;

• организацию командировок и деловых встреч руководства организации и др.

Административный отдел реализует функцию повседневного управления (администрирования) деятельностью службы.

Группа по работе с обращениями граждан осуществляет контроль за надлежащей организацией рассмотрения поступающих в адрес организации письменных запросов, жалоб, заявлений и предложений, в том числе:

• регистрацию и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб);

• подготовку обращений граждан к рассмотрению руководством;

• направление обращений граждан на исполнение;

• контроль за сроками исполнения обращений граждан;

• отправку писем-ответов гражданам;

• обобщение результатов исполнения обращений граждан;

• формирование дел с документами по рассмотрению обращений граждан.

Структурной частью подразделения по работе с обращениями граждан может быть приемная, осуществляющая:

• организацию приема посетителей руководством организации;

• составление плана работы приемной;

• ведение учетной документации по личному приему граждан;

• организацию исполнения документов, полученных при личном приеме;

• обобщение результатов приема посетителей.

Группа контроля исполнения документов осуществляет контроль за надлежащим исполнением документов организации, образующихся в процессе ведения внешней и внутренней служебно-деловой переписки, в том числе:

• постановку документов на контроль;

• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

• предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов;

• снятие документов с контроля;

• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Отдел обеспечения реализует обеспечивающую функцию.

Группа обеспечения протокольных мероприятий осуществляет организационно-информационное обеспечение протокольных мероприятий с участием должностных лиц организации (в том числе переговоров, заседаний, совещаний, конференций и т.п.) в том числе:

• разработку планов работы коллегиальных органов;

• оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа;

• подготовку и проведение коллегиальных мероприятий (заседаний, совещаний);

• ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов;

• рассылку копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам;

• оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов;

• контроль за исполнением решений коллегиальных органов;

• оформление выписок из протоколов и др.

Группа организационно-методического обеспечения осуществляет организационно-методическое обеспечение деятельности структурных подразделений (с учетом специфики документирования их деятельности):

• разработку инструктивных и методических документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству и др.)

• разработку и корректировка номенклатуры дел организации;

• консультирование работников организации по вопросам работы с документами;

• методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организациях;

• проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

• организацию повышения квалификации работников, проведение семинаров по делопроизводству;

• разработку предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в делопроизводстве;

• постановку задач автоматизации делопроизводства.

Отдел делопроизводства реализует делопроизводственную функцию, т. е. весь комплекс вопросов, связанных с движением документов организации.

Экспедиционно-курьерская группа осуществляет:

• доставку входящих документов с мест отправления (например, из почтового отделения) в организацию;

• доставку документов в структурные подразделения;

• доставку исходящих документов в места назначения (помимо почтовых отделений, это могут быть и непосредственные получатели документов).

Группа обработки документов осуществляет:

• прием, регистрацию, обработку поступающих, отправляемых и внутренних документов;

• контроль за правильностью оформления входящих, отправляемых и регистрируемых документов;

• подготовку входящих документов для представления на рассмотрение руководства;

• распределение входящих документов по структурным подразделениям;

• ведение информационно-справочной работы по документам организации;

Отдел хранения документов включает группы оперативного и архивного хранения документов и реализует функцию хранения. При этом в первой группе осуществляется оперативное хранение (до момента передачи документов на постоянное хранение в архив организации), а во второй, по сути представляющей собой архив организации – постоянное хранение (до момента передачи документов в государственный архив).

Группа оперативного хранения в организации, где осуществляется децентрализованное хранение документов, т.е. документы хранятся в структурных подразделениях обычно отсутствует.

Основной функцией отдела технического исполнения документов является подготовка проектов и, если требуется, дополнительных экземпляров подписанных (утвержденных) документов. Чаще всего этот отдел занимается перепечаткой, сканированием, копированием и тиражированием документов по заявкам подразделений и работников

1. Каковы особенности документаци онного обеспечения управления в малых организациях?